Ustalenie w regulaminie wynagradzania zasad wypłaty należności za podróże służbowe

W firmie handlowej, w której nie działa zakładowa organizacja związkowa, tworzony jest regulamin wynagradzania. Czy pracodawca może w nim samodzielnie ustalić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych pracowników?

Jest to dopuszczalne pod warunkiem zachowania minimalnej wysokości diety.

Stosownie do art. 77⁵ K.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w tej sprawie (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie o podróżach służbowych. Pozostali pracodawcy mogą problematykę świadczeń związanych z podróżami służbowymi uregulować samodzielnie. Jak wynika z przepisu art. 77⁵ § 3 K.p. zasady wypłacania należności z tego tytułu określa się:

w układzie zbiorowym pracy lub
w regulaminie wynagradzania, albo
w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Ważne: Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Ograniczenie to oznacza, że pracodawcy nie mogą wprowadzać do ww. aktów postanowień, które nawet w sposób pośredni mogłyby wpłynąć na kwotę należnej pracownikowi diety. Gdyby układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierały postanowień w omawianej kwestii, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów ww. rozporządzenia.

W świetle powyższego pracodawca spoza sfery budżetowej może:

nie regulować samodzielnie problematyki podróży służbowych - wówczas obowiązują przepisy rozporządzenia,
wprowadzić własne regulacje w ograniczonym zakresie (np. ustalić wyższe diety i pochodne) - w pozostałym zakresie odwołać się do przepisów rozporządzenia,
wprowadzić w pełni własne rozwiązania (z zastrzeżeniem wysokości diety) - wówczas rozporządzenie u niego nie obowiązuje.

Przykład

Pracodawca wprowadził do regulaminu wynagradzania postanowienia w sprawie rozliczania podróży służbowych. Dieta za dobę podróży wynosi 35 zł. Należności z tytułu diet są obliczane za czas od rozpoczęcia podróży krajowej do powrotu po wykonaniu zadania. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

mniej niż 12 godzin - dieta nie przysługuje,
od 12 do 15 godzin - przysługuje 50% diety,
ponad 15 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ustalenie, że połowa diety przysługuje dopiero po 12 godzinach podróży (a nie po 8 godz. jak określono w rozporządzeniu o podróżach służbowych), a w pełnej wysokości po 15 godzinach podróży (a nie za czas przekraczający 12 godz. jak w rozporządzeniu o podróżach służbowych) jest niedopuszczalne. Postanowienie to jako sprzeczne z cytowanym aktem prawnym nie ma mocy wiążącej.

Zwracamy uwagę! Podwyższenie wysokości diety może skutkować zmianą należności pochodnych, takich jak: