Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (1011) z dnia 1.02.2019

Zmiana regulaminu wynagradzania a konieczność aneksowania umów o pracę

Chcemy zmienić regulamin wynagradzania, zwiększając wysokość odprawy przysługującej pracownikom przechodzącym na emeryturę lub rentę oraz wprowadzając prawo do premii miesięcznej. Czy będzie wymagało to aneksowania umów o pracę?

Generalnie ustalenie warunków pracy i płacy, w tym ich zmiana, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika (art. 11 K.p.). Zgoda może być jednak wyrażona przez pracownika w sposób dorozumiany, poprzez brak sprzeciwu wobec nowych warunków płacowych (z wyjątkiem zmiany warunków na niekorzyść, które zawsze wymagają aneksu do umowy lub zastosowania wypowiedzenia zmieniającego).

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2017 r. obowiązkiem opracowania i wprowadzenia regulaminu wynagradzania objęci są pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, o ile nie funkcjonuje u nich zakładowy ani ponadzakładowy układ zbiorowy pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych jednym ze wspomnianych układów, może ustalić warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania, przy czym pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników musi opracować wspomniany dokument, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z takim wnioskiem.

Przepisy co prawda nie określają zasad wprowadzania zmian w istniejących już regulaminach wynagradzania, ale w praktyce przyjmuje się, że obowiązują tu te same zasady co przy wprowadzaniu nowego regulaminu.

Chcąc zmienić funkcjonujący już regulamin wynagradzania, pytający powinien pamiętać o wynikającym z art. 77² § 4 Kodeksu pracy obowiązku uzgodnienia planowanych zmian z zakładową organizacją związkową - oczywiście, jeżeli takowa u niego działa. W związku z tym, że w tym przypadku zmiany mają polegać na zwiększeniu odprawy emerytalno-rentowej oraz wprowadzeniu premii miesięcznej, a więc będą korzystne dla pracowników, związki zawodowe na pewno nie będą zgłaszać sprzeciwu. Niemniej jednak warto pamiętać, że bez zgody zakładowej organizacji związkowej pracodawca nie może zmienić zapisów znajdujących się w regulaminie wynagradzania.

Jeżeli natomiast w danym zakładzie działa więcej niż jedna organizacja związkowa i organizacje te nie przedstawią wspólnego stanowiska w sprawie planowanych zmian w regulaminie wynagradzania w ciągu 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. W takim przypadku może on więc dokonać jednostronnie zmiany regulaminu. Zasada ta wynika z art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881 ze zm.).

Na mocy art. 77² § 5 K.p., wobec regulaminów wynagradzania zastosowanie mają niektóre z przepisów dotyczących układów zbiorowych pracy, a konkretnie art. 239 § 3, art. 241¹² § 2, art. 241¹³ oraz art. 241²⁶ § 2 K.p.

Na ich podstawie, pracodawca ma m.in. obowiązek:

• poinformowania pracowników o zmianach w istniejącym już regulaminie,
   
• dostarczenia zakładowej organizacji związkowej odpowiedniej liczby egzemplarzy zmienionego regulaminu,
   
• na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu i wyjaśnić jego treść, a zwłaszcza zakres wprowadzonych zmian.

Z przywołanych przepisów wynika również, że korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania (a tak jest w opisanej sytuacji), z dniem wejścia ich w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego nawiązany został stosunek pracy. Z kolei w myśl art. 77² § 6 K.p., regulamin wynagradzania, a tym samym jego nowelizacje, wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy, np. poprzez umieszczenie na tablicy ogłoszeń, "puszczenie" obiegiem, czy też przekazanie pocztą elektroniczną na konta poszczególnych pracowników.