Nagroda jubileuszowa dla pracowników, którzy spełnili warunek stażowy przed wejściem w życie regulaminu wprowadzającego to świadczenie

Od 1 marca 2023 r. pracownicy mogą otrzymać nagrodę jubileuszową po 15, 20, 25, 30, 35 i 40 latach pracy, w których uwzględnia się okresy zatrudnienia u danego pracodawcy z wyłączeniem urlopów bezpłatnych. W tym terminie zaczęła bowiem obowiązywać zmiana regulaminu wynagradzania polegająca na wprowadzeniu tego świadczenia. Czy pracownik, który nabyłby prawo do nagrody jubileuszowej w latach ubiegłych może złożyć wniosek o nagrodę (jedną lub kilka)? Czy nagroda może być wypłacona za okresy wsteczne? Czy terminem uzyskania prawa do nagrody jubileuszowej przez pracownika, dla którego 15 lat pracy upłynęło w lipcu 2022 r., jest ta data, czy data wejścia w życie zmiany regulaminu?

Nagroda jubileuszowa przysługuje po uzyskaniu wymaganego stażu pracy od dnia wejścia w życie postanowień regulaminowych wprowadzających to świadczenie. Pracownik mógłby ją otrzymać za okres uprawniający, który upłynął wcześniej, gdyby regulamin wynagradzania przewidywał taką możliwość.

Fakultatywność nagrody jubileuszowej

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 27 stycznia 2021 r. (sygn. akt II PSKP 3/21, OSNP 2021/12/128) przypomniał, że: "(...) Gratyfikacja jubileuszowa nie stanowi powszechnego obligatoryjnego składnika wynagrodzenia za pracę mającego oparcie w Kodeksie pracy, lecz jest świadczeniem branżowym lub zakładowym, przysługującym na podstawie konkretnego przepisu płacowego, na warunkach w tym przepisie określonych (...). Wobec braku powszechnego wzorca jej regulacji, przepisy płacowe (zakładowe lub branżowe) mogą kształtować do niej prawo w sposób samodzielny i swobodny, przy zachowaniu jednak wymogu ich zgodności z przepisami prawa pracy, w tym w szczególności z zakazem naruszania zasady równego traktowania w zatrudnieniu. (...)". Uznał on jednocześnie za niedopuszczalną zmianę warunków nabywania nagrody jubileuszowej w trakcie zatrudnienia, które pozbawiałyby niektórych pracowników prawa do tego świadczenia, naruszając zasadę równości w zatrudnieniu (art. 11² K.p.).

U Czytelnika stan faktyczny jest jednak inny, ponieważ nagroda jubileuszowa została wprowadzona po raz pierwszy. Dodano ją do regulaminu wynagradzania jako świadczenie za długoletnią pracę u tego pracodawcy. Jak wynika z przesłanego do wiadomości redakcji fragmentu regulaminu, pracownicy mogą nabyć do niej prawo w odpowiedniej wysokości: "po 15 i 20 latach pracy..." oraz "po 25, 30, 35 i 40 latach pracy...", przy czym do okresów uprawniających wlicza się okresy zatrudnienia u danego pracodawcy z wyłączeniem okresów urlopów bezpłatnych. Czy takie sformułowanie uprawnia do wniosku, że termin upływu wymaganego okresu uprawniającego (np. 30 lat) mógł przypadać przed wprowadzeniem nagrody jubileuszowej? Jego literalne brzmienie tego nie wyklucza, lecz nie jest ono w tym przypadku rozstrzygające.

Sposoby wykładni regulaminu

Regulamin wynagradzania jest źródłem prawa i aktem normatywnym (art. 9 § 1 K.p.). W konsekwencji do interpretacji jego postanowień stosuje się metody wykładni, według których wyjaśnia się treść powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Dopiero, gdy one zawiodą, zupełnie wyjątkowo można posiłkować się zasadami wykładni oświadczeń woli stron czynności prawnych (por. m.in. postanowienie SN z 25 kwietnia 2019 r., sygn. akt I PK 128/18 i wyrok SN z 9 czerwca 2021 r., sygn. akt II PSKP 39/21). Odpowiedzi na pytania Czytelnika wymagają zatem:

przeanalizowania znaczenia słów użytych w postanowieniach regulaminu wprowadzających nagrodę jubileuszową (wykładnia językowa),
określenia miejsca nowego świadczenia w systemie wewnątrzzakładowych i powszechnych reguł płacowych (wykładnia systemowa),
ustalenia celu, dla którego nowe świadczenie zostało dodane do regulaminu (wykładnia celowościowa), a także funkcji, jaką postanowienia regulaminowe o nagrodzie jubileuszowej mają pełnić (wykładnia funkcjonalna),
wzięcia pod uwagę kontekstu sytuacyjnego i celu regulacji płacowej, zgodnie z art. 65 K.c. w zw. z art. 300 K.p., jeżeli poprzednie działania nie rozwiały wątpliwości (por. uzasadnienie wyroku SN z 16 lutego 2017 r., sygn. akt II PK 11/16).

Czynności wskazane w trzech pierwszych myślnikach należy przeprowadzić w przedstawionej kolejności, z tym że można poprzestać na uzyskanej wykładni językowej lub językowo-systemowej, gdy oddaje ona znaczenie interpretowanych regulacji (por. uzasadnienie wyroku SN z 8 maja 1998 r., sygn. akt I CKN 664/97, OSNC 1999/1/7). W judykaturze konsekwentnie przyjmuje się, że przy interpretacji danej normy (tu postanowień regulaminu) trzeba jej przypisać takie znaczenie, jakie ma ona w języku potocznym. Ważne względy mogą jednak przemawiać za odstępstwem od tej reguły. Jest to dopuszczalne, gdy uzyskane znaczenie pozostaje w oczywistym konflikcie lub sprzeczności ze znaczeniem innych norm systemu, gdy prowadzi do absurdalnych z punktu widzenia społecznego lub ekonomicznego konsekwencji albo do rażąco niesprawiedliwych rozstrzygnięć bądź pozostaje w oczywistej sprzeczności z powszechnie akceptowanymi normami moralnymi. Sąd Najwyższy zajął takie stanowisko m.in. w postanowieniu z 1 czerwca 2023 r. (sygn. akt II NSNk 1/23), uchwale z 23 lutego 2022 r. (sygn. akt III UZP 12/21, OSNP 2022/7/69) i postanowieniu z 15 listopada 2016 r. (sygn. akt II UK 718/15).

Dokonując interpretacji zapisów regulaminowych z pytania według powyższych zasad, należy uznać, że nagroda jubileuszowa:

przysługuje z mocy regulaminu w dniu upływu okresu uprawniającego (odpowiedniej łącznej liczby lat pracy u danego pracodawcy liczonych bez urlopów bezpłatnych) w wysokości do niego przypisanej; nie wymaga wniosku pracownika ani decyzji o jej przyznaniu (wykładnia językowa),
jest nowym świadczeniem w systemie płacowym u pracodawcy, należnym tylko pracownikom, którzy spełnią warunek stażowy (wykładnia systemowa),
służy nagradzaniu długoletniej pracy (wykładnia celowościowa),
ma motywować do pozostania w zatrudnieniu u pracodawcy (wykładnia funkcjonalna).

Powyższa wykładnia nadal nie stanowi odpowiedzi na pytania Czytelnika. Do tego konieczne jest jeszcze jej odniesienie do terminu wejścia w życie zmiany regulaminu i terminu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej oraz przepisów przejściowych.

Zakres czasowy regulaminu

Nowy regulamin wynagradzania albo jego zmiana zaczyna obowiązywać po upływie dwóch tygodni od podania jej treści do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 77² § 6 K.p.). Może wchodzić w życie z mocą wsteczną, jeżeli tak wynika z jego brzmienia lub celu, a postanowienie w nim zawarte ma charakter korzystniejszy niż przepisy prawa pracy wyższego rzędu (por. art. 3 K.c. w zw. z art. 300 K.p. i art. 9 § 2-3 K.p.). W obydwu przypadkach postanowienia regulaminowe (w tym zmienione) obowiązują strony stosunku pracy od ich wejścia w życie (por. uchwała SN z 27 lipca 1989 r., sygn. akt III PZP 33/89, OSNC 1990/7-8/94). Z informacji przedstawionych przez Czytelnika można wnosić, że zmiana regulaminu wprowadzającego nagrodę jubileuszową nastąpiła w zwykłym kodeksowym terminie.

Przy zmianie regulaminu można także wprowadzić przepisy przejściowe. Na ich podstawie pracownicy, którzy spełnili warunki do uzyskania wprowadzanego/zmienianego świadczenia przed wejściem w życie zmiany regulaminu, mogą go otrzymać na zasadach określonych w tych przepisach (por. wyrok SO w Warszawie z 10 października 2018 r., sygn. akt VII Pa 109/18). Z treści pytania oraz przesłanego przez Czytelnika fragmentu regulaminu nie wynika, że takie przepisy zostały ustanowione. W efekcie stosuje się zasadę retrospektywności (bezpośredniego działania prawa nowego), która polega na tym, że nowa regulacja (wobec braku przepisów przejściowych) nie zmienia niczego wstecz, jednakże obejmuje również zdarzenia prawne, które rozpoczęły się pod rządami dotychczasowego prawa i które nadal trwają (por. m.in. postanowienie SN z 26 maja 2020 r., sygn. akt II DZP 1/20).

Zasadniczo przesłanką nabycia prawa do nagrody jubileuszowej jest osiągnięcie przez pracownika wymaganego okresu zatrudnienia w czasie stosowania (obowiązywania) przepisów uprawniających do tego świadczenia. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały z 9 kwietnia 2008 r. (sygn. akt II PZP 6/08, OSNP 2008/21-22/308) zauważył jednak, że: "(...) w przypadku osiągnięcia przez pracownika wymaganego okresu zatrudnienia przed wejściem w życie przepisów wprowadzających takiej nagrody istotne jest, jak kwestię nabycia uprawnień regulują przepisy układowe. Jeżeli wynika z nich, że nabycie prawa do nagrody jubileuszowej następuje w dniu upływu okresu uprawniającego do niej, pracownik, który wymagany okres zatrudnienia osiągnął wcześniej, czyli przed wprowadzeniem tego świadczenia, nie nabywa do niego prawa. Jeżeli natomiast postanowienie układowe może być rozumiane w ten sposób, że pracownik nabywa prawo do nagrody w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe, to oznacza, że data wejścia w życie przepisów wprowadzających to świadczenie jest datą nabycia do niego prawa, nawet wówczas, gdy okres uprawniający do nagrody jubileuszowej upłynął przed wejściem w życie przepisów wprowadzających to świadczenie. (...)". To stanowisko odnosi się także do regulaminu wynagradzania.

W świetle powyższego należy uznać, że prawo do nagrody jubileuszowej na podstawie postanowień regulaminowych przedstawionych w pytaniu:

pracownik może nabyć, jeżeli uzyska odpowiedni staż uprawniający do nagrody w czasie przypadającym od 1 marca 2023 r. (wejścia w życie zmiany regulaminu), czyli np. w dniu upływu 15 lat pracy po odliczeniu okresów urlopów bezpłatnych, jeśli z nich korzystał,
nie przysługuje pracownikowi za okresy uprawniające, które upłynęły przed terminem wejścia w życie zmiany regulaminu, ponieważ pracodawca nie skorzystał (chociaż mógł) z możliwości uwzględnienia takich sytuacji,
nie może być wypłacana za okresy wsteczne.

Co istotne, związanie nagrody ze stażem pracy powoduje, że pracownik staje się do niej uprawniony w dniu upływu wymaganego okresu uprawniającego (por. ww. wyrok SN z 27 stycznia 2021 r. i wyrok SO w Warszawie z 31 marca 2023 r., sygn. akt VII Pa 30/21). W odniesieniu do ostatniego pytania Czytelnika oznacza to, że termin 15 lat pracy nie mógł upłynąć w dniu wejścia w życie zmiany regulaminu, gdyż nastąpiło to w lipcu 2022 r., a to wyklucza uprawnienie do nagrody jubileuszowej danego stopnia.

Zwracamy uwagę! Dla przyznania prawa do nagrody jubileuszowej pracownikom, których okresy uprawniające do tego świadczenia upłynęły przed wejściem w życie zmiany regulaminu wynagradzania potrzebne jest uzupełnienie zapisów tego aktu, przy zachowaniu procedury formalnej (m.in. uzgodnień z organizacją związkową, jeśli taka działa u pracodawcy). Może ono otrzymać następujące brzmienie: "Pracownikowi, który w dniu wejścia w życie zmiany regulaminu wynagradzania ma dłuższy okres uprawniający niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia upłynie okres uprawniający do nagrody wyższego stopnia, nagrodę niższego stopnia wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej - różnicę między kwotą nagrody wyższej, a kwotą nagrody niższej.". Rekomendujemy takie lub podobne rozwiązanie z uwagi na zasadę równości w zatrudnieniu, której naruszenie mogą zarzucać ci pracownicy ze względu na brak konkretnego kryterium różnicującego ich sytuację w zakresie prawa do nagrody w stosunku do pozostałych pracowników. Decyzja należy do pracodawcy, a ewentualny spór między nim a tymi pracownikami rozstrzygnie ostatecznie sąd, jeśli sprawa do niego trafi.