Zapisy regulaminu wynagradzania decydujące o uwzględnianiu premii w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych

Pracodawca chciałby, aby wypłacana przez niego premia uznaniowa była wliczana do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, a premie dodatkowa i świąteczna - nie. Czy zaproponowane przez niego zapisy regulaminu wynagradzania (zawarte w odpowiedzi) spełniają warunki w tym zakresie?

Zasady dotyczące wypłaty różnych składników wynagrodzenia (nagród, premii, dodatków) generalnie powinny wynikać z wewnątrzzakładowych przepisów płacowych, np. z regulaminu wynagrodzenia. Na podstawie tych zapisów płatnik zasiłków jest w stanie zadecydować, czy dany składnik wynagrodzenia należy wliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczeń społecznych, dalej świadczeń chorobowych, czy też nie. Ponadto odpowiednio skonstruowane zapisy bądź ich brak decydują o tym, czy składnik wynagrodzenia powinien zostać wliczony do podstawy wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej czy też po uprzednim uzupełnieniu.

Ważne: W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się składniki wynagrodzenia podlegające oskładkowaniu, które zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu nie przysługują i nie są wypłacane za okresy absencji zasiłkowych (art. 3 pkt 3 i art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Składników wynagrodzenia nie przyjmuje się do podstawy wymiaru, jeśli:

z przepisów płacowych lub z umowy o pracę jednoznacznie wynika, że pracownik zachowuje do nich prawo za okres pobierania tych świadczeń albo
płatnik składek udowodni, mimo braku stosownych regulacji w ww. przepisach, że są one wypłacane za okresy absencji zasiłkowych.

Ponadto z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej (dostępnego na stronie internetowej www.zus.pl) wynika, że w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, które:

są przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę okres pobierania świadczenia chorobowego nie ma wpływu (mimo jego pobierania pracownik otrzymuje dany składnik wynagrodzenia), np. bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.; jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika,
nie są uzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacane niezależnie od absencji pracownika.

Zwracamy uwagę! Składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania świadczenia chorobowego przysługującego w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego (czyli niewliczane do podstawy wymiaru tych świadczeń), podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego za okres po ustaniu tytułu tego ubezpieczenia.

O tym, w jakiej wysokości dany składnik wynagrodzenia należy przyjąć do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego, decyduje sposób jego zmniejszania za okresy absencji zasiłkowych, co przedstawiamy w tabeli:

zmniejszenie składnika wynagrodzenia za okresy absencji zasiłkowych	sposób przyjęcia do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego
nieproporcjonalnie (procentowo lub kwotowo) za dni absencji zasiłkowych	w kwocie faktycznie wypłaconej
proporcjonalnie do okresu absencji zasiłkowych, a zasady tego pomniejszania wynikają z przepisów płacowych	po uprzednim uzupełnieniu na zasadach określonych w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej

Dodatkowo wyjaśniamy, że proporcjonalne zmniejszenie danego składnika wynagrodzenia za okresy pobierania świadczeń chorobowych zachodzi wówczas, gdy obejmuje wszystkie dni, za które pracownik otrzymuje świadczenia chorobowe (bez wyłączania dni wolnych od pracy).

Czytelnik w przesłanym pytaniu przedstawił zapisy, które zamierza wprowadzić do regulaminu wynagradzania. Zdaniem redakcji zapisy te wymagają drobnej korekty dla spełnienia celu, jakim jest uwzględnianie/nieuwzględnianie składników wynagrodzenia w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych.

Zapis Czytelnika: "1. "Za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, pobierania świadczeń przysługujących zgodnie z ustawą zasiłkową i ustawą wypadkową oraz innych usprawiedliwionych nieobecności, ulegają zmniejszeniu zmienne składniki wynagrodzenia takie jak premia uznaniowa.". Propozycja redakcji: "1. Za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, pobierania świadczeń przysługujących zgodnie z ustawą zasiłkową i ustawą wypadkową oraz innych usprawiedliwionych nieobecności, ulegają zmniejszeniu zmienne składniki wynagrodzenia takie jak premia uznaniowa, z zastrzeżeniem punktu 2.".

Na tej podstawie premia uznaniowa, a także inne zmienne składniki wynagrodzenia, z wyjątkiem premii dodatkowej i premii świątecznej (o których mowa w punkcie 2), będą przyjmowane do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłków chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego, a także świadczenia rehabilitacyjnego w kwocie faktycznie wypłaconej (bez uzupełnienia). Gdyby pracodawca chciał, aby składniki te były wliczane do podstawy wymiaru po uzupełnieniu, należałoby doprecyzować, że ulegają one proporcjonalnemu zmniejszeniu za wymienione okresy i w taki też sposób dokonywać ich pomniejszenia.

Zapis Czytelnika: "2. Pracownik zachowuje prawo do premii dodatkowej, świątecznej za okres pobierania świadczeń zgodnie z ustawą zasiłkową i ustawą wypadkową oraz innych usprawiedliwionych nieobecności.". Propozycja redakcji: "2. Pracownik zachowuje prawo do premii dodatkowej i premii świątecznej za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego oraz świadczeń przysługujących zgodnie z ustawą zasiłkową i ustawą wypadkową oraz innych usprawiedliwionych nieobecności.".

Taki zapis oznacza, że premia dodatkowa i premia świąteczna nie są zmniejszane za czas pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłków chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego, a także świadczenia rehabilitacyjnego i nie powinny być uwzględniane w podstawie wymiaru tych świadczeń (należy je wypłacać obok nich).