Ryczałty noclegowe dla kierowców

Tematyka należności z tytułu podróży służbowej regulowana jest przez przepisy ustawowe i wykonawcze. W przeszłości były one przedmiotem różnych interpretacji, opinii i wyroków, z uwagi na liczne wątpliwości, jakie wzbudzały poszczególne regulacje z tej tematyki. W ostatnim okresie wiele uwagi poświęcono problemowi ryczałtu za nocleg w kabinie samochodu. Ostatnia uchwała Sądu Najwyższego w tym temacie wzbudziła duży odzew w środowisku transportowym.

Sztywne zasady tylko w budżetówce

Kodeks pracy przeznacza na tematykę podróży służbowej tylko jeden artykuł. Odpowiednie regulacje znajdują się w art. 77⁵ K.p. zawierającym m.in. definicję podróży służbowej. Przepisy różnicują przy tym sytuację pracodawcy budżetowego i pozabudżetowego, odmiennie określając warunki zwrotu kosztów podróży służbowej przez firmy spoza sfery budżetowej. Wspólna dla obu sfer jest jedynie definicja podróży służbowej, która dla ogółu pracowników zawarta jest w art. 77⁵ § 1 K.p., a dla zatrudnionych na stanowisku kierowcy w art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców.

Podróżą służbową w najbardziej ogólnym, kodeksowym ujęciu, jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się jego siedziba lub poza stałym miejscem wykonywania pracy. Co do kierowców, to zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców, podróżą służbową osób wykonujących pracę kierowcy na podstawie umowy o pracę jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza inne miejsce prowadzenia przez niego działalności, w szczególności filie, przedstawicielstwo czy oddział,
wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia przez niego działalności, w celu wykonania przewozu drogowego.

Pracownikowi, który odbył podróż służbową, przysługuje zwrot kosztów z tego tytułu. Warunki, na jakich dokonuje się zwrotu wydatków związanych z podróżą służbową, są jednak zróżnicowane w zależności od statusu pracodawcy. Jeżeli należy on do sfery budżetowej, wówczas obowiązuje go wprost rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej rozporządzenie o podróży służbowej).

Pracodawcy pozabudżetowi mogą natomiast uregulować zasady zwrotu kosztów podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Ustawodawca pozostawił pracodawcom z tej sfery pewną swobodę co do ustalania warunków zwrotu należności z tytułu podróży służbowej. Narzucił odgórnie tylko jedną zasadę, tj. że wysokość diety za podróż zagraniczną nie może być niższa niż dieta krajowa (art. 77⁵ § 4 K.p.). Odnośnie pozostałych należności "delegacyjnych" dla pracowników spoza sfery budżetowej, przepisy Kodeksu nie przewidziały żadnych ścisłych regulacji. Z milczenia przepisów w tym zakresie wywodzono wniosek, iż pracodawca pozabudżetowy może określić warunki zwrotu kosztów podróży służbowej w dowolny sposób (z wyjątkiem diety za podróż zagraniczną), w tym mniej korzystny niż w rozporządzeniu. Jak się okazało po podjęciu przez Sąd Najwyższy uchwały w składzie 7 sędziów (o czym w dalszej części artykułu), pogląd ten nie jest aktualnie podzielany przez judykaturę.

Jeżeli pracodawca pozabudżetowy nie ureguluje zasad zwrotu kosztów podróży służbowej, obowiązują go wprost przepisy rozporządzenia o podróży służbowej.

Ciągłe zmiany w sprawie ryczałtu

Jednym ze świadczeń z tytułu podróży służbowej jest ryczałt za nocleg. Bez względu na to, czy nocleg przypadł w trakcie podróży krajowej czy zagranicznej, podstawowym warunkiem jego wypłaty jest niezagwarantowanie bezpłatnego noclegu przez pracodawcę. W przypadku pracowników, którzy podróże służbowe odbywają sporadycznie, sprawdzenie, czy pracownik miał zapewniony bezpłatny nocleg nie przysparza na ogół większych problemów. Gorzej jest z kierowcami, którzy ze względu na specyfikę swojej pracy większość noclegów odbywają w kabinie samochodu. Pytanie, czy można taki nocny odpoczynek uznać za zapewnienie przez pracodawcę bezpłatnego noclegu, nie zostało rozstrzygnięte przez przepisy prawa pracy. W związku z tym temat ten był wielokrotnie przedmiotem rozważań Sądu Najwyższego jak też opinii oficjalnych organów. Rozstrzygnięcie kontrowersyjnej kwestii ryczałtów noclegowych dla kierowców nocujących w kabinie samochodu ma bezpośredni wpływ na prawo do ryczałtu noclegowego. Dlatego każde nowe stanowisko w tej sprawie jest dla branży transportowej bardzo istotne. Niestety, na przestrzeni lat opinie w tej sprawie podlegały zmianom.

W wyroku z dnia 19 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 232/06, Sąd Najwyższy stwierdził, że zapewnienie noclegu obejmuje nie tylko możliwość snu, ale także inne niezbędne czynności życiowe związane z noclegiem. W związku z tym spania w kabinie samochodu nie można uznać za zapewnienie przez pracodawcę bezpłatnego noclegu. W podobny sposób sprawę ryczałtów noclegowych rozstrzygnął SN w wyroku z dnia 19 marca 2008 r., sygn. akt I PK 230/07. Zgodził się z taką interpretacją również SN w wyroku z dnia 1 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 234/10.

Pierwszą sygnalizacją zmiany poglądu na omawianą sprawę był wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 czerwca 2013 r., sygn. akt II PK 296/12. W uzasadnieniu tego wyroku Sąd uznał, że ustawodawca europejski nie postrzega spania kierowcy w kabinie wyposażonej w miejsce do spania jako sytuacji zagrażającej życiu i zdrowiu jego i innych uczestników ruchu - o ile kierowca się na to zgodził. Jego aprobata noclegu w kabinie samochodu wyłącza więc możliwość dochodzenia ryczałtu za nocleg, chyba że co innego wynika z umowy lub aktów wewnątrzzakładowych. W ślad za tym poszła opinia wydana przez Główny Inspektorat Pracy, który uznał, że zgoda kierowcy na nocleg w kabinie samochodu wyłącza prawo do ryczałtu noclegowego (wyroki i opinia patrz ramka).

Odmowa wypłaty ryczałtu za nocleg w samochodzie może być uznana za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł.

Ostatnim głosem w sporze o ryczałty dla kierowców była uchwała Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów, sygn. akt II PZP 1/14. W uchwale tej, podjętej w dniu 12 czerwca 2014 r., Sąd orzekł, że kierowcy odbywającemu nocleg w kabinie samochodu należy się ryczałt za nocleg. SN uznał, że nie ma podstaw do utożsamiania pojęcia miejsca do spania i bezpłatnego noclegu. Zdaniem Sądu udostępnienie miejsca do spania w kabinie samochodu może służyć zapewnieniu odpoczynku, ale nie powinno być traktowane jako zapewnienie bezpłatnego noclegu w rozumieniu przepisów o podróżach służbowych. Co więcej, z uchwały wynika, że pracodawca pozabudżetowy nie może ustalić warunków zwrotu kosztów podróży służbowej na poziomie niższym niż to wynika z rozporządzenia o podróży służbowej.

To ostatnie orzeczenie SN wydaje się szczególnie niekorzystne dla pracodawców zatrudniających kierowców, a tym ostatnim daje podstawę do wystąpienia z roszczeniem o zaległe ryczałty noclegowe, nawet za 3 lata wstecz.

Ryczałty noclegowe - historia wyroków i opinii

"(…) ze względu na długość pokonywanych tras przez kierowców oraz czas trwania podróży nie można przyjąć, że przy każdej przerwie na nocleg pracodawca lub strona zagraniczna zapewniła pracownikowi bezpłatny nocleg. Kabiny samochodów prowadzonych przez powodów nie były wyposażone wystarczająco do należytego wypoczynku nocnego. Nie zapewniano zatem bezpłatnego noclegu kierowcom, którzy - nocując w niedogodnych warunkach - ponadto osobiście sprawowali nadzór nad samochodem (…)".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 232/06

"Umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowi zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu (…)".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 234/10

"To na jakim parkingu zatrzyma pojazd kierowca i z jakich wygód będzie korzystał zależy od niego, a pracodawca nie ma możliwości rzeczywistego wpływania na tę decyzję, ani jej kontrolowania (…). Ustawodawca europejski nie postrzega wyboru kierowcy spania w kabinie wyposażonej w odpowiednie do tego miejsce jako sytuacji zagrażającej życiu i zdrowiu tego kierowcy i innych uczestników ruchu".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 czerwca 2013 r., sygn. akt II PK 296/12

"Kierowcy samochodu ciężarowego, który wykorzystuje odpoczynek dzienny i skrócony odpoczynek tygodniowy w warunkach wskazanych w art. 8 pkt 8 rozporządzenia 561/2006 WE lub odpoczynek dobowy w warunkach wskazanych w art. 14 ustawy o czasie pracy kierowców, co do zasady nie przysługuje ryczałt za nocleg (…). W sytuacji, gdy pracownik zakwestionuje zapewnienie mu odpowiednich warunków, sprawa ma charakter sporny, a organem właściwym do rozstrzygnięcia jest sąd".

Opinia GIP udostępniona naszemu Wydawnictwu w dniu 12 września 2013 r.

"Zapewnienie pracownikowi - kierowcy samochodu ciężarowego odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu (…)".

Uchwała składu 7 sędziów SN z dnia 12 czerwca 2014 r., sygn. akt II PZP 1/14

Zmiana regulaminu w sprawie ryczałtów noclegowych

Jesteśmy firmą transportową spoza sfery budżetowej. W regulaminie wynagradzania wprowadziliśmy zapis (który obowiązuje już od 2 lat), że ryczałt za nocleg w kabinie samochodu nie przysługuje. Czy po ostatniej uchwale SN musimy zmienić regulamin w tym zakresie? Jeżeli tak, to czy możemy ustalić wysokość ryczałtu na niższym poziomie niż w rozporządzeniu o podróży służbowej?

Ostatnia uchwała Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów (patrz tabela z orzecznictwem), choć bardzo istotna dla rozstrzygnięcia problemu ryczałtu noclegowego dla kierowców, nie jest jednak obowiązującym prawem. Nie zastępuje ona odpowiednich przepisów w tym zakresie, stąd pracodawca nie jest formalnie zobowiązany do zmiany regulaminu. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w razie sporu sądowego o wypłatę ryczałtu sądy niższych instancji z pewnością będą brały pod uwagę uchwałę SN z dnia 12 czerwca 2014 r.

Sąd rozpatrujący sprawę w żadnym wypadku nie będzie związany zapisami konkretnego regulaminu zakładowego. Dlatego pracodawca poprzestając na dotychczasowym brzmieniu regulaminu wynagradzania naraża się na duże ryzyko przegranej w sądzie pracy. Można więc (choć obowiązek taki nie wynika wprost z przepisów) dokonać zmiany wspomnianego regulaminu, wprowadzając do niego prawo do ryczałtu za nocleg w kabinie samochodu.

Co do jego wysokości, to ryzykowne jest ustalenie go na poziomie niższym niż przyjęty w rozporządzeniu o podróży służbowej. Wspomniana uchwała potwierdziła bowiem nie tylko prawo kierowcy do ryczałtu za nocleg w kabinie samochodu, ale także przyjęła, że nie powinien on być określony w wysokości odbiegającej na niekorzyść od zapisów rozporządzenia.

Należy zasygnalizować, że pracodawcy branży transportowej, konkretnie stowarzyszenie "Transport i Logistyka Polska", zapowiadają zaskarżenie przepisów o ryczałtach za nocleg do Trybunału Konstytucyjnego (patrz stanowisko na stronie www.eurologistics.pl). Podnoszone są też postulaty zmiany przepisów w tym zakresie. Tak więc w razie dojścia do skutku zmian w prawie, korzystnych dla pracodawców z branży transportowej, postanowienia regulaminu będzie można ponownie zmienić.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Ustawa z dnia 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)