Zmiana regulaminu potwierdzona w umowie

W wielu zakładach sprawy organizacyjne i płacowe określone są w regulaminach pracy i wynagradzania. Obowiązek ich posiadania ciąży na każdym pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników, chyba że jest objęty układem zbiorowym pracy. Każda modyfikacja warunków zatrudnienia wymaga zmiany tych przepisów zakładowych. Na tym jednak nie kończy się proces wprowadzania w zakładzie nowych warunków pracy lub płacy.

Nie wystarczy powiadomić o zmianie

W Kodeksie pracy znajdują się regulacje określające sposób postępowania w razie konieczności zmiany przepisów zakładowych. Jak wynika z unormowań kodeksowych, wprowadzenie zmiany w regulaminie pracy czy wynagradzania wymaga uprzednio przeprowadzenia rozmów z zakładową organizacją związkową, o ile w firmie taka występuje. Następnie konieczne jest ogłoszenie treści zmiany w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Sposób postępowania w przypadku obu tych regulaminów jest bardzo podobny, z tą istotną różnicą, że zmiana regulaminu wynagradzania wymaga zgody związków zawodowych. W przypadku regulaminu pracy przepisy są bardziej liberalne dla pracodawcy, pozwalając na samodzielne wprowadzenie zmian w regulaminie, jeżeli w ustalonym terminie nie dojdzie do porozumienia z organizacjami związkowymi.

Po pomyślnym zakończeniu etapu konsultacji czy uzgodnień związkowych, pracodawca musi wprowadzić treść uzgodnionej zmiany do określonego regulaminu. Następnym krokiem jest ogłoszenie tej zmiany ogółowi pracowników w sposób przyjęty w praktyce danego zakładu. Po upływie 2 tygodni po takim ogłoszeniu zmiana przepisu zakładowego wchodzi w życie (art. 77 § 6 i art. 104³ K.p.). Jeżeli chodzi o układ zbiorowy pracy, to wymogi formalne związane z jego zmianą są o wiele bardziej rozbudowane. Oprócz obowiązku uzyskania zgody na zmianę od organizacji związkowej, która jest stroną układu, trzeba jeszcze nowe zapisy układowe zarejestrować w odpowiednim rejestrze układów. Dopiero od dnia rejestracji mogą one (najwcześniej) wejść w życie.

Można założyć, że zdecydowana większość pracodawców jest w stanie z sukcesem zakończyć całą, wymaganą przez prawo, procedurę zmiany regulacji zakładowych. Z przepisów Kodeksu pracy dotyczących regulaminów czy układów zbiorowych można by wysnuć wniosek, że wystarczy wówczas poczekać na upływ dwóch tygodni od ogłoszenia zmiany regulaminu lub na dokonanie wpisu w rejestrze. W zdecydowanej większości przypadków to jednak dopiero połowa drogi do przekształcenia indywidualnych warunków zatrudnienia danego pracownika.

Aneks do regulaminu nie zmienia umowy

Warunki pracy i płacy obowiązujące konkretnego pracownika wynikają m.in. z zapisów umowy o pracę. Jednak u pracodawców, którzy posiadają przepisy zakładowe, umowa o pracę nie jest jedynym źródłem praw i obowiązków pracowniczych. Podstawą prawną do przyznania określonych świadczeń są również regulaminy i układy. W większości przypadków umowa o pracę nie powiela wszystkich zapisów wewnątrzzakładowych dotyczących świadczeń płacowych pracowników czy innych należnych im uprawnień. Nie oznacza to, że takie zakładowe świadczenia są poza zakresem indywidualnej umowy o pracę. Mimo że nieuwzględnione w jej treści, stanowią element indywidualnych warunków zatrudnienia danego pracownika, tak jak te warunki, które wprost wynikają z umowy o pracę. To zaś oznacza, że zmiana aktów prawa zakładowego może pociągnąć za sobą konieczność zmiany umowy o pracę - jeżeli w jej konsekwencji pracownik mógłby zostać pozbawiony konkretnych świadczeń czy uprawnień. Nawet zmiany bardziej dla niego korzystne również wymagają modyfikacji umowy, chyba że obejmują one ogół pracowników (o czym w dalszej części artykułu).

Reasumując, zmiana przepisu zakładowego (np. poprzez usunięcie zapisów o nagrodzie jubileuszowej) nie spowoduje samoczynnie zmiany indywidualnych warunków umowy o pracę. Trzeba je najpierw wypowiedzieć lub zmienić w trybie porozumienia stron. Dopiero po upływie okresu wypowiedzenia lub z nadejściem daty wskazanej w porozumieniu, nowe warunki zaczną obowiązywać w odniesieniu do konkretnego pracownika. Na ten tryb zmiany warunków umownych nie ma wpływu fakt, że nowa treść regulacji zakładowych mogła już wejść w życie - z upływem 2 tygodni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty. "Przełożenie" tej zmiany na indywidualne warunki umowy następuje dopiero z momentem upływu okresu wypowiedzenia zmieniającego lub w dniu wskazanym w porozumieniu (tzw. aneksie do umowy).

Zmiana regulaminu pracy w zakresie spraw organizacyjno-porządkowych nie wymaga zmiany umowy o pracę.

Czasami nie trzeba wypowiadać

W niektórych sytuacjach pracodawca może poprzestać na zmianie przepisów zakładowych, bez konieczności ingerowania w treść indywidualnych umów o pracę. Są to przypadki nieliczne, stanowiące wyjątek od reguły, że zmiana regulacji zakładowych w zakresie uprawnień pracowniczych wymaga również zmiany umowy.

Pierwszy z wyjątków dotyczy zmiany aktu zakładowego poprzez czasowe zawieszenie obowiązywania jego niektórych postanowień. Chodzi przy tym tylko o takie postanowienia, które odbiegają na plus dla pracowników w porównaniu do rozwiązań ustawowych. W razie skorzystania z takiej możliwości, przewidzianej w art. 9¹ K.p., indywidualne uprawnienia płacowe, wynikające z zawieszonych postanowień, nie obowiązują z mocy samego prawa. Pracodawca nie musi ich wypowiadać ani też "wyprowadzać" z umowy o pracę w drodze porozumienia.

Drugi przypadek dotyczy sytuacji, gdy następuje zmiana układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania na korzyść pracowników - wówczas korzystniejsze zapisy z mocy prawa zastępują poprzednie postanowienia, mniej korzystne dla zatrudnionych. Jeżeli natomiast zmiana powoduje pogorszenie sytuacji pracowników w zakresie ich indywidualnych uprawnień (chodzi głównie o świadczenia płacowe), wówczas trzeba je wypowiedzieć lub zmienić porozumieniem.

Należy podkreślić, że przy wypowiadaniu warunków umowy zmienionych na niekorzyść poprzez zmianę układu zbiorowego lub regulaminu, nie obowiązuje szczególna ochrona przed wypowiedzeniem.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)