Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 12 (366) z dnia 10.06.2014

Skutki przekwalifikowania zasiłku chorobowego na wynagrodzenie za czas choroby

W grudniu 2013 r. pracownik uległ wypadkowi komunikacyjnemu (poza godzinami pracy) i do 16 czerwca br. przebywa na zwolnieniu lekarskim (do pracy powróci od 17 czerwca). Za 15 dni grudnia ubiegłego roku i 18 dni stycznia 2014 r. otrzymał wynagrodzenie chorobowe, a następnie podjęliśmy wypłatę zasiłku chorobowego. Obecnie spostrzegliśmy, że od 1 stycznia br. należało od nowa liczyć okres 33 dni, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe. Jak należy skorygować nieprawidłowości? Nadmieniamy, że wypłat wynagrodzeń za dany miesiąc dokonujemy ostatniego dnia roboczego tego miesiąca.

Z pytania wynika, że za okres niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem komunikacyjnym pracodawca w 2014 r. wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za 18 dni, zamiast za 33 dni choroby. Przypominamy, że w sytuacji gdy nieprzerwana niezdolność do pracy z powodu choroby przypada na przełomie roku kalendarzowego, a w dniu 31 grudnia pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, to od 1 stycznia nadal ma on prawo do tego wynagrodzenia. W takim przypadku okres 33 (lub 14) dni w nowym roku kalendarzowym liczy się od nowa.

W związku z powyższym pracownikowi, o którym mowa, od 1 stycznia do 2 lutego 2014 r., a nie do 18 stycznia 2014 r., przysługiwało wynagrodzenie chorobowe. Pracodawca powinien więc zakwalifikować zasiłek chorobowy wypłacony za okres od 19 stycznia do 2 lutego 2014 r. (15 dni) jako wynagrodzenie chorobowe, a w konsekwencji sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za styczeń i luty 2014 r., w których zamiast wynagrodzenia chorobowego został wykazany zasiłek.

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących za styczeń 2014 r. będzie składał się z raportu:

• ZUS RCA, w którym pracodawca rozliczy składkę na ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia chorobowego należnego za 31 dni stycznia,
   
• ZUS RSA, w którym pracodawca wykaże pracownika w jednym bloku, z kodem świadczenia/przerwy - 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy), okresem od 01.01.2014 do 31.01.2014, liczbą dni zasiłkowych 31, kwotą wynagrodzenia chorobowego,

oraz z deklaracji rozliczeniowej, w której uwzględni pełne rozliczenie składek i świadczeń wypłaconych w styczniu 2014 r., biorąc pod uwagę zmiany wprowadzone korygującymi raportami.

Natomiast komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących za luty 2014 r. będzie składał się z raportu:

• ZUS RCA, w którym pracodawca rozliczy składkę na ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia chorobowego należnego za 2 dni lutego,
   
• ZUS RSA, w którym pracodawca wykaże pracownika w dwóch blokach tego raportu: w jednym bloku, z kodem świadczenia/przerwy - 331, okresem od 01.02.2014 do 02.02.2014, liczbą dni zasiłkowych 2, kwotą wynagrodzenia chorobowego oraz w drugim bloku, z kodem świadczenia/przerwy - 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), okresem od 03.02.2014 do 28.02.2014, liczbą dni zasiłkowych 26, kwotą zasiłku chorobowego,

oraz z deklaracji rozliczeniowej, w której uwzględni pełne rozliczenie składek i świadczeń wypłaconych w lutym 2014 r., biorąc pod uwagę zmiany wprowadzone korygującymi raportami.

Po przesłaniu do ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących na koncie pracodawcy powstanie:

• niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne za styczeń i luty 2014 r., ponieważ w deklaracjach rozliczeniowych za te miesiące pracodawca zaliczył w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne wyższą niż należna kwotę zasiłków,
   
• niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne za styczeń i luty 2014 r. (wynagrodzenie chorobowe, w przeciwieństwie do zasiłku chorobowego, podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne).

W styczniu 2014 r. pracownik niezdolny do pracy przez 31 dni otrzymał wynagrodzenie chorobowe za 18 dni w wysokości 828,36 zł (1.725,80 zł x 80% : 30 = 46,02 zł; 46,02 zł x 18 dni) i zasiłek chorobowy za 13 dni w kwocie 598,26 zł (46,02 zł x 13 dni). Pracodawca w raporcie ZUS RCA rozliczył składkę na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty 828,36zł,czyli w wysokości 74,55 zł (od podatku odliczył 64,20 zł). W lutym 2014 r. pracownik nadal chorował i otrzymał zasiłek chorobowy za 28 dni w wysokości 1.288,56 zł (46,02 zł x 28 dni).

Obecnie pracodawca stwierdził, że za czas niezdolności do pracy trwającej przez cały styczeń i dwa dni lutego powinien wypłacić pracownikowi wynagrodzenie chorobowe w wysokości za styczeń - 1.426,62 zł (46,02 zł x 31 dni), za luty - 92,04 zł (46,02 zł x 2 dni), a ponadto za 26 dni lutego br. zasiłek chorobowy w wysokości 1.196,52 zł (46,02 zł x 26 dni).

W związku z tym sporządził dokumenty rozliczeniowe korygujące za styczeń i luty 2014 r. Następnie pracodawca ustalił, że składka na ubezpieczenie zdrowotne pracownika została:

• niedopłacona w wysokości: za styczeń 53,85 zł (1.426,62 zł x 9% = 128,40 zł; 828,36 zł x 9% = 74,55 zł; 128,40 zł - 74,55 zł), a za luty - 8,28 zł (92,04 zł x 9%),
   
• odliczona od zaliczki na podatek dochodowy za styczeń w wysokości 64,20 zł (828,36 zł x 7,75%), zamiast 110,56 zł (1.426,62 zł x 7,75%), a za luty należało odliczyć składkę w wysokości 7,13 zł (92,04 zł x 7,75%); przyjmując że pracownik opłaci zaległe składki, odliczeniu od zaliczki na podatek dochodowy będą podlegały kwoty za styczeń - 46,36 zł (110,56 zł - 64,20 zł) i za luty - 7,13 zł. 

Ponadto ustalił kwotę niedopłaty składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości za styczeń - 598,26 zł i za luty - 92,04 zł.

Niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne obciąża w całości pracodawcę, bowiem jak wyżej wskazano, rozliczył on w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA na poczet składek na ubezpieczenia społeczne wyższą kwotę zasiłków niż powinien. Jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną, to jest ona finansowana przez pracownika, z tym że składkę tę jako płatnik oblicza, pobiera z dochodu pracownika i odprowadza pracodawca (art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Składka zdrowotna w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru podlega odliczeniu od zaliczki na podatek dochodowy. Jeżeli pracodawca opłaci składki na ubezpieczenie zdrowotne za pracownika z własnych środków, to po stronie pracownika powstanie przychód podlegający oskładkowaniu i opodatkowaniu. Pisaliśmy na ten temat w UiPP nr 7/2014, str. 13-16. Jeśli jednak pobierze zaległe składki z wynagrodzenia pracownika, to w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru odliczy je od zaliczki na podatek dochodowy.

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu i dodatkowo, że w czerwcu br. pracodawca pobierze z wynagrodzenia pracownika zaległe składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 62,13 zł (53,85 zł + 8,28 zł), od podatku odliczy - 53,49 zł (46,36 zł + 7,13 zł).

W tym miesiącu pracownik otrzyma zasiłek chorobowy za 16 dni w kwocie 736,32 zł (46,02 zł x 16 dni) oraz wynagrodzenie za pracę w wysokości 933,28 zł (2.000 zł : 30 = 66,67 zł; 66,67 zł x 16 dni = 1.066,72 zł; 2.000 zł - 1.066,72 zł = 933,28 zł). Pracownik złożył pracodawcy PIT-2, a koszty uzyskania przychodów wynoszą 111,25 zł.

Pracodawca dokona następujących rozliczeń:

Pracodawca z własnych środków opłaci część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, całą składkę na ubezpieczenie wypadkowe oraz - zakładając, że pracownik nie osiągnął wieku wynoszącego co najmniej 55 lat kobieta i co najmniej 60 lat mężczyzna - składki na Fundusz Pracy i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.