Przekazanie do ZUS dokumentów odnośnie zasiłku chorobowego dla pracownika

Nie zatrudniam wielu pracowników i zleceniobiorców, co powoduje, że z racji niezdolności do pracy tych ubezpieczonych wypłacam tylko pracownikom wynagrodzenie chorobowe. Jeden z pracowników korzysta z tego wynagrodzenia. Okres, za który przysługuje to świadczenie, w zasadzie dobiega końca. Niebawem będzie przysługiwał mu zasiłek chorobowy. Co i w jakim terminie muszę przekazać do ZUS, żeby pracownik (albo zleceniobiorca, jak będzie taka konieczność) otrzymał należny mu zasiłek chorobowy?

Gdy do wypłaty zasiłku chorobowego dla ubezpieczonego będącego pracownikiem albo zleceniobiorcą zobowiązany jest ZUS, wówczas płatnik składek, a więc odpowiednio pracodawca albo zleceniodawca takiego pracownika czy zleceniobiorcy, przedkłada organowi rentowemu zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku. Wskazany obowiązek płatnika składek wynika z art. 61 ust. 3 ustawy zasiłkowej. Dokument w postaci zaświadczenia płatnika składek, który w przypadku ubezpieczonego będącego:

pracownikiem można złożyć korzystając z formularza Z-3,
zleceniobiorcy można złożyć korzystając z formularza Z-3a,

jest podstawowym dokumentem niezbędnym do wszczęcia postępowania o wypłatę zasiłku chorobowego przez ZUS.

]

Formularze Z-3 i Z-3a dostępne w dziale Zasiłki i świadczenia w programie DRUKI Gofin

Tryb oraz termin na przekazanie dokumentacji do ZUS wskazany został natomiast w art. 61b ust. 5 ustawy zasiłkowej oraz § 31 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2017 r. poz. 87 ze zm.). Z przepisów tych wynika, że w przypadku ubezpieczonych, którym świadczenia chorobowe wypłaca ZUS, płatnik składek wystawia i przekazuje temu organowi zaświadczenie płatnika składek niezwłocznie, przy czym nie później niż w ciągu 7 dni:

po udostępnieniu na profilu informacyjnym płatnika składek na PUE ZUS zaświadczenia lekarskiego e-ZLA ubezpieczonego albo
po otrzymaniu od ubezpieczonego zaświadczenia lekarskiego wystawionego w trybie alternatywnym (tj. zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 55a ust. 7 ustawy zasiłkowej), dołączając wówczas do zaświadczenia płatnika składek to zaświadczenie lekarskie, jeśli nie zostało ono jeszcze udostępnione na profilu informacyjnym płatnika składek na PUE ZUS.

Wymienione przepisy nie różnicują obowiązków płatnika i terminów na ich wykonanie ze względu na rodzaj tytułu ubezpieczonego do ubezpieczenia chorobowego. Wskazany termin na przekazanie dokumentów do ZUS przez płatnika składek jest zatem tożsamy w przypadku pracowników, jak również osób zatrudnionych w ramach umowy zlecenia.

Jeśli chodzi o formularz zaświadczenia płatnika składek, to jak wskazuje § 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 wymienionego rozporządzenia, dokument ten powinien zawierać w przypadku ubezpieczonego:

będącego pracownikiem - informacje określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia,
niebędącego pracownikiem, z wyłączeniem ubezpieczonego prowadzącego pozarolniczą działalność, ubezpieczonego współpracującego z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność oraz duchownego - informacje określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

W przypadku gdy w oparciu o wystawione zaświadczenie lekarskie pracownikowi Czytelnika będzie przysługiwał zasiłek chorobowy, wówczas Czytelnik powinien w terminie 7 dni od udostępnienia mu takiego zaświadczenia przekazać do organu rentowego zaświadczenie płatnika składek.