Gazeta Podatkowa nr 90 (1444) z dnia 9.11.2017

Nowe warunki w regulaminie wynagradzania

Regulamin wynagradzania jest podstawowym aktem prawa zakładowego określającym zasady wynagradzania w danej firmie. Zasadniczo całokształt warunków płacowych powinien znaleźć odzwierciedlenie w tym regulaminie, z wyjątkiem spraw dotyczących wynagradzania pracowników zarządzających. Zmiana warunków płacowych powoduje konieczność zmiany regulaminu, choć nie jest to koniec formalności związanych z wprowadzeniem nowych zasad wynagradzania.

Ustalenia płacowe w regulaminie

Obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania ciąży na pracodawcach, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników i nie są objęci układem zbiorowym pracy. Muszą go tworzyć także pracodawcy zatrudniający co najmniej 20, ale poniżej 50 pracowników, jeżeli zażąda tego funkcjonująca u nich zakładowa organizacja związkowa (art. 77² § 1 i § 1² K.p.).

W treści regulaminu powinny zostać określone szczegółowe warunki wynagradzania obowiązujące u danego pracodawcy, w tym postanowienia określające formy wynagradzania oraz poszczególne jego składniki, ich wysokość i zasady wypłaty. Najczęściej w regulaminach wynagradzania zamieszcza się postanowienia dotyczące wynagrodzenia zasadniczego (podstawowego) oraz składników uzupełniających, takich jak dodatki, premie i prowizje. W omawianym regulaminie można ponadto uregulować zasady wypłacania pracownikom dodatków i innych świadczeń.

Utworzony pierwotnie regulamin wynagradzania na ogół podlega zmianom na przestrzeni lat, odpowiednio do zmian warunków płacowych w danej firmie. Proces zmian, polegający na wprowadzeniu lub "wyprowadzeniu" z regulaminu wynagradzania określonego składnika (świadczenia) płacowego, podlega określonej procedurze.

Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie rozmowy z zakładową organizacją związkową, o ile w firmie taka występuje. W celu wprowadzenia w życie planowanej przez pracodawcę zmiany, musi ona wyrazić na to swoją zgodę. Jej brak blokuje pracodawcy możliwość modyfikacji zakładowych warunków płacowych. Jeżeli jednak etap uzgodnień zakończył się pomyślnie, następnym krokiem jest ogłoszenie treści zmiany w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Po upływie 2 tygodni po takim ogłoszeniu zmiana regulaminu wynagradzania wchodzi w życie (art. 77² § 6 K.p.).

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące regulaminów zakładowych nie odnoszą się wprost do wpływu zmian w tych regulaminach na indywidualne warunki płacowe ustalone w umowie o pracę. Nie oznacza to jednak, że do praktycznego wprowadzenia w życie zmiany regulaminu wynagradzania wystarczy modyfikacja jego treści. Na ogół nie wystarcza to do przekształcenia indywidualnych warunków zatrudnienia danego pracownika.

Zmiana regulaminu potwierdzona w umowie

Warunki pracy i płacy obowiązujące konkretnego pracownika wynikają m.in. z umowy o pracę. W większości przypadków nie powiela ona wszystkich zapisów wewnątrzzakładowych dotyczących świadczeń płacowych dla pracowników. Nie oznacza to jednak, że takie zakładowe świadczenia są poza zakresem indywidualnej umowy o pracę. Mimo że nieuwzględnione w jej treści, stanowią element warunków zatrudnienia danego pracownika, tak samo jak te warunki, które wprost wynikają z umowy o pracę. W konsekwencji zmiana regulaminu wynagradzania może pociągnąć za sobą konieczność zmiany umowy o pracę - przede wszystkim w sytuacji, gdy zmiana jest niekorzystna dla pracownika (z pewnymi wyjątkami wskazanymi w ramce). Zmiana regulaminu wynagradzania, np. poprzez usunięcie zapisu o premii kwartalnej, nie spowoduje więc automatycznej zmiany indywidualnych warunków umowy o pracę. Trzeba je najpierw wypowiedzieć lub zmienić w trybie porozumienia stron. Dopiero po upływie okresu wypowiedzenia lub z nadejściem daty wskazanej w porozumieniu, nowe warunki zaczną obowiązywać w odniesieniu do konkretnego pracownika.

Przy wypowiadaniu warunków umowy zmienionych na niekorzyść wskutek zmiany regulaminu wynagradzania nie obowiązuje szczególna ochrona przed wypowiedzeniem.

W razie konieczności modyfikacji umowy o pracę (w następstwie zmiany regulaminu wynagradzania), pracodawca musi dochować określonych wymogów formalnych.

Zmiana umowy może zostać przeprowadzona w drodze porozumienia stron (tzw. aneksu do umowy) lub wypowiedzenia zmieniającego. W tym drugim przypadku pracodawca musi przestrzegać zasad postępowania dotyczących wypowiedzenia umowy (stosowanych odpowiednio do wypowiedzenia zmieniającego). Procedura wypowiedzenia (wypowiedzenia zmieniającego) przewiduje obowiązek:

• sporządzenia wypowiedzenia na piśmie,
   
• wskazania przyczyny wypowiedzenia w przypadku umowy na czas nieokreślony,
   
• konsultacji ze związkami zamiaru wypowiedzenia umowy bezterminowej.

Pracodawca dokonując wypowiedzenia zmieniającego musi też mieć na uwadze konieczność zachowania szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem, jeżeli przysługuje ona pracownikowi.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)