Świadczenie urlopowe oraz zwrot kosztów powrotu rodziny po odwołaniu pracownika z urlopu

Z uwagi na niespodziewaną awarię musimy pilnie odwołać pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym wraz z rodziną w ośrodku znajdującym się na drugim krańcu Polski. Czy powinniśmy pokryć koszty powrotu także żonie i dwójce dzieci oraz co w tej sytuacji z wypłaconym już świadczeniem urlopowym?

Pracodawca powinien pokryć koszty powrotu małżonki razem z dziećmi, o ile osoby te nie mogą samodzielnie kontynuować wypoczynku, natomiast z uwagi na powód przerwania urlopu pracownik powinien zachować prawo do otrzymanego świadczenia urlopowego.

Prawo do odwołania pracownika z rozpoczętego już urlopu wypoczynkowego przyznaje pracodawcom art. 167 § 1 K.p., przy czym mogą oni z niego skorzystać tylko wówczas, jeśli obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Z pytania wynika, że warunek ten jest tu spełniony, a więc pracodawca może skorzystać z przywołanego wyżej przepisu.

Jednocześnie art. 167 K.p. w § 2 stanowi, że w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Przepis ten ani żaden inny nie precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem wspomnianych kosztów. Niewątpliwie można do nich zaliczyć opłaty za niewykorzystaną część pobytu w ośrodku wypoczynkowym, hotelu, czy też prywatnej kwaterze, koszt opłaconych z góry wycieczek, różnego rodzaju imprez oraz koszt podróży powrotnej z miejsca wypoczynku do miejsca zamieszkania.

Przy ustalaniu kwoty objętej zwrotem pracodawca powinien uwzględnić ewentualne zwroty otrzymane przez pracownika z tytułu nieskorzystania w pełni z danego świadczenia, o ile takowe były.

Mimo że w przywołanym przepisie nie ma o tym mowy, w praktyce przyjmuje się, iż pracownik może dochodzić od pracodawcy także zwrotu kosztów związanych z przerwaniem wypoczynku przez członków rodziny odwoływanego pracownika, w tym powrotu do miejsca zamieszkania. Przyjmuje się jednak, że możliwość taka dotyczy tylko sytuacji, jeśli członkowie rodziny nie mogą samodzielnie kontynuować wypoczynku.

Przykład

Pracodawca odwołał z urlopu wypoczynkowego dwoje pracowników, którzy wypoczywali w ośrodkach na terenie kraju razem z małżonkami oraz dwójką dzieci, przy czym dzieci pierwszego z nich są w wieku 13 lat oraz 15 lat, drugiego zaś są bliźniakami w wieku 1,5 roku. Ponadto żona drugiego z pracowników jest osobą niepełnosprawną i niesamodzielną. W pierwszym przypadku pracodawca nie musi pokrywać kosztów powrotu rodziny odwołanego pracownika, ponieważ jego żona może kontynuować razem z dziećmi wypoczynek. W drugim przypadku rodzina nie będzie mogła samodzielnie kontynuować wypoczynku, w związku z czym pracodawca powinien zwrócić pracownikowi także koszty związane z powrotem małżonki wraz z dziećmi do miejsca zamieszkania.

Warunki wypłaty świadczenia urlopowego, którego dotyczy druga część pytania, reguluje art. 3 ust. 4-5a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288).

Wypłacane jest ono raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. W okresie tym uwzględnia się także dni wolne od pracy przypadające w trakcie urlopu lub bezpośrednio przed jego rozpoczęciem albo po jego zakończeniu. Wypłata świadczenia urlopowego powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

Z uwagi na to, że omawiane świadczenie zostało wypłacone wspomnianemu pracownikowi, warunek co do długości planowanego wypoczynku na pewno został spełniony. Z treści pytania możemy natomiast wnioskować, że z powodu odwołania pracownika z urlopu jego wypoczynek nie będzie jednak obejmował wymaganych 14 kolejnych dni.

Mimo to pracodawca nie powinien dochodzić od pracownika zwrotu otrzymanego świadczenia urlopowego, ponieważ przyczyna niespełnienia wymogu określonego w art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS leży po stronie pracodawcy. Pracownik planował wykorzystać co najmniej 14 dni urlopu, ale z powodu odwołania z niego przez pracodawcę z przyczyn niezależnych od pracownika, okres ten uległ skróceniu. Żądanie zwrotu świadczenia urlopowego w takiej sytuacji oznaczałoby przerzucenie ryzyka związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej na pracownika.

Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w orzecznictwie, czego przykładem może być wyrok Sądu Rejonowego w Sanoku z dnia 31 maja 2016 r. (IV P-Pm 3/16). W uzasadnieniu do tego orzeczenia sąd stwierdził m.in., że:

"(...) Należy zauważyć, iż poprzez wypłatę świadczenia urlopowego realizowany jest cel, jakiemu wypłata ta ma służyć, czyli korzystanie z urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym i jest należne również w razie jego niewykorzystania przez pracownika w razie odwołania go z urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy. Gdy jednak inicjatywa przesunięcia urlopu należy do pracownika lub wynika z przyczyn jego dotyczących, wypłatę takiego świadczenia należy uznać za nienależną (...)".