Jak rozliczać w ZUS pracownicę na urlopie rodzicielskim?

Do 7 listopada br. pracownica przebywała na dodatkowym urlopie macierzyńskim, natomiast od 8 listopada br. przebywa na urlopie rodzicielskim. W jaki sposób powinniśmy wykazywać pracownicę w raportach ZUS w czasie korzystania z urlopu rodzicielskiego?

Okres, w którym pracownica korzysta z dodatkowego urlopu macierzyńskiego, w raportach ZUS generalnie wykazuje się jako okres pobierania zasiłku macierzyńskiego. W raporcie świadczeniowym, począwszy od 1 listopada 2013 r. zasiłek macierzyński powinno się jednak wykazywać osobno w zależności od rodzaju urlopu, za który on przysługuje.

Za okres zarówno urlopu macierzyńskiego (podstawowego i dodatkowego), jak i urlopu rodzicielskiego pracownikowi przysługuje zasiłek macierzyński.

Z kolei osoba, która pobiera zasiłek macierzyński, podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Składki ubezpieczeniowe za taką osobę są finansowane z budżetu państwa. Rozlicza je ten podmiot, który wypłacił zasiłek macierzyński.

W przypadku gdy płatnikiem zasiłku macierzyńskiego dla osoby korzystającej z urlopu rodzicielskiego jest pracodawca, wówczas powinien wykazywać ją w raportach:

ZUS RCA - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X i naliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
ZUS RSA - z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, kodem świadczenia/przerwy 319, liczbą dni zasiłkowych oraz kwotą wypłaconego zasiłku.

Jeśli natomiast płatnikiem zasiłku dla pracownika przebywającego na urlopie rodzicielskim jest ZUS, wtedy jest on również płatnikiem składek emerytalno-rentowych za tę osobę. Wówczas okres pobierania przez pracownicę zasiłku macierzyńskiego (należnego za okres przebywania na urlopie rodzicielskim) pracodawca wykazuje tylko w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X i kodem świadczenia/przerwy 319. Wypełniając w raporcie ZUS RSA np. blok III.B., pracodawca nie powinien w takim przypadku wpisywać liczby dni zasiłkowych. Z kolei pole 06. pracodawca pozostawia puste lub wpisuje wartość 0,00.

Warto dodać, że od 1 listopada 2013 r. obowiązują nowe wzory dokumentów ubezpieczeniowych. Wprowadzone też zostały nowe kody stosowane w dokumentach rozliczeniowych, m.in. kody określające wypłacone świadczenia. Do 31 grudnia 2013 r. można jednak posługiwać się wzorami druków, które obowiązywały do 31 października br. Wypełniając stare wzory druków należy w nich stosować kody (m.in. świadczenia/przerwy) obowiązujące przed zmianą.

Przykład

Pracownica przebywała na dodatkowym urlopie macierzyńskim do 7 listopada 2013 r. Od 8 listopada br. korzysta z urlopu rodzicielskiego. Za okres od 1 do 30 listopada 2013 r. pracodawca wypłaci jej zasiłek macierzyński w kwocie 3.450 zł, w tym: 805 zł - za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz 2.645 zł - za okres urlopu rodzicielskiego. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za listopad 2013 r. wykaże ją w raporcie:

ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0, w którym naliczy składki emerytalno-rentowe od kwoty wypłaconego zasiłku macierzyńskiego, czyli od kwoty 3.450 zł,
ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, okresem, za który został wypłacony zasiłek macierzyński:

01.11.2013-07.11.2013, kodem świadczenia 325 oraz kwotą 805 zł;
08.11.2013-30.11.2013, kodem świadczenia 319 oraz kwotą 2.645 zł.

Jeśli pracodawca będzie korzystał ze starych wzorów druków, w raporcie ZUS RSA wykaże pracownicę w jednym bloku z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, okresem 01.11.2013-30.11.2013, kodem świadczenia 311 oraz kwotą 3.450 zł.