Oskładkowanie i opodatkowanie ryczałtu za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych

Pracownikowi używającemu własnego telefonu komórkowego do celów służbowych przyznano miesięczny ryczałt w wysokości 250 zł. Czy kwotę ryczałtu należy oskładkować i opodatkować?

W podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), dalej rozporządzenia składkowego. Analogicznie wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof).

Przedmiotowe zwolnienie z oskładkowania i opodatkowania ma zastosowanie po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• zwrot ponoszonych kosztów następuje w formie ekwiwalentu pieniężnego (nie w formie bezgotówkowej, np. w towarze),
   
• narzędzia, materiały lub sprzęt są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,
   
• narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,
   
• kwota wypłaconego ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom (przy czym zachodzi racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi, a wartością używanych dla celów pracodawcy rzeczy oraz stopniem zużycia dokonanego w trakcie tego użyczenia - wydatek nieuwzględniający tego kryterium nie może być uznany za ekwiwalent).

Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07): "Płatnik, stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych musi zatem wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu winien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to (…) faktury, dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości, a więc winno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów.". Także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 czerwca 2012 r., nr IPPB4/415-270/12-2/JK2 wyjaśnił, że: "(…) w przypadku gdy powyższe warunki wypłacanego ekwiwalentu zostaną spełnione, a więc ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem sprzętu, materiałów i narzędzi (…), które stanowić będą ich własność oraz rzeczy te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacony ekwiwalent będzie zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych. (...)".

Gdyby więc pracodawca wypłacał pracownikowi ekwiwalent stanowiący równowartość kwoty faktycznie przeprowadzonych i udokumentowanych rozmów np. na podstawie bilingu połączeń dokonanych przez pracownika na potrzeby firmy, uwzględniając przy tym stopnień zużycia telefonu, to wówczas byłby on zwolniony ze składek ZUS i podatku dochodowego.

Ze zwolnienia z oskładkowania i opodatkowania nie korzysta ryczałt z tytułu wykorzystywania przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu, który nie odzwierciedla faktycznie ponoszonych przez pracownika kosztów. Organy podatkowe jednoznacznie wskazują, że ryczałt za korzystanie z telefonu prywatnego do celów służbowych podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21 lutego 2012 r., nr IPPB2/415-943/11-4/AK oraz interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 16 maja 2014 r., nr ITPB2/415-187/14/IB).