Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 18 (372) z dnia 10.09.2014

Składki ZUS od składnika wynagrodzenia wypłacanego za czas choroby

1) Zamierzamy do systemu płac wprowadzić dodatek stażowy. Proponowane postanowienie regulaminowe brzmi: "Pracownikowi przysługuje dodatek stażowy w wysokości X% wynagrodzenia zasadniczego osiągniętego za dany miesiąc. Podstawę obliczenia dodatku stanowi wynagrodzenie zasadnicze w wysokości określonej w umowie o pracę. Dodatek nie ulega zmniejszeniu za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy.". Czy jest ono prawidłowe?

Nie, proponowane zasady pozostają ze sobą w sprzeczności.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjęty układem zbiorowym regulującym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę, ustala te warunki w regulaminie wynagradzania. Pracodawca ze sfery pozabudżetowej ma przy tym pełną swobodę w określaniu dodatkowych składników wynagradzania, do których należy zaliczyć dodatek stażowy. Dotyczy to zarówno jego wysokości, jak i zasad na jakich pracownik nabywa do niego prawo. Ponadto pracodawca wspólnie z organizacją związkową (o ile taka występuje) dokonuje wykładni postanowień tego aktu. Co prawda zasada ta została przyjęta wprost jedynie do układu zbiorowego pracy (por. wyroki SN z dnia 7 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 142/00, OSNP 2002/14/334 oraz z dnia 19 lipca 2001 r., sygn. akt II UKN 477/00, OSNP-wkł. 2002/10/8), jednak przez analogię uznawana jest za właściwą również do regulaminu wynagradzania.

Przechodząc do propozycji postanowień wskazanych w pytaniu należy stwierdzić, że są one względem siebie sprzeczne. Jeżeli pracodawca wprowadzi postanowienie o treści: "Pracownikowi przysługuje dodatek stażowy w wysokości X% wynagrodzenia zasadniczego osiągniętego za dany miesiąc.", to będzie to prowadziło do wniosku, że świadczenie przysługuje jedynie za okres efektywnej pracy oraz ewentualnie okresy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia pomimo jej nieświadczenia. Uzupełnienie tego zapisu o sformułowanie: "Podstawę obliczenia dodatku stanowi wynagrodzenie zasadnicze w wysokości określonej w umowie o pracę." prowadzi z kolei do odwrotnego wniosku, a mianowicie, że podstawą dodatku jest pełne wynagrodzenie zasadnicze. Dalsza treść, że: "Dodatek nie ulega zmniejszeniu za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy." tylko by to potwierdzała. Przytoczone brzmienie przepisów wewnętrznych prowadziłoby do niejednoznacznych wniosków. Jak już wcześniej wskazaliśmy, interpretacji tych przepisów dokonuje ich autor, niemniej powinien on zadbać o to, aby postanowienia te były jednoznaczne i spójne, a ponadto wykluczały spory w przyszłości, co można osiągnąć tylko respektując zasady techniki prawodawczej. Zachowanie prawa do dodatku stażowego za okresy nieobecności w pracy powinno jednoznacznie wynikać z postanowień wewnątrzzakładowych.

Na wynagrodzenia w zakładzie składają się: stawka zasadnicza w wysokości miesięcznej oraz dodatek stażowy. Zgodnie z regulaminem wynagradzania: "(…)

1. Pracownikowi po 5 latach pracy przysługuje dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 5% wynagrodzenia zasadniczego.
    
2. Dodatek wzrasta o 1% za każdy kolejny przepracowany rok, maksymalnie do 20% wynagrodzenia zasadniczego.
    
3. Dodatek przysługuje za dni, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które otrzymuje wynagrodzenie lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego. (…)".

W myśl tego zapisu dodatek nie jest wliczany do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego, natomiast wlicza się go do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego.

Jeden z pracowników wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 2.000 zł, legitymuje się 10-letnim stażem pracy. W sierpniu br. przez 10 dni był niezdolny do pracy z powodu choroby, a ponadto 2 dni (16 godz.) był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych niepłatnych. Pracodawca wypłacił za ten miesiąc:

• wynagrodzenie zasadnicze: 2.000 zł : 30 = 66,67 zł; 10 dni x 66,67 zł = 666,70 zł; 2.000 zł : 160 godz. = 12,50 zł; 16 godz. x 12,50 zł = 200 zł; 2.000 zł - 666,70 zł - 200 zł = 1.133,30 zł,
   
• dodatek stażowy: 2.000 zł - 200 zł = 1.800 zł; 1.800 zł x 10% = 180 zł,
   
• wynagrodzenie chorobowe za 10 dni niezdolności do pracy: [(2.000 zł - 274,20 zł) x 12 m-cy] : 12 m-cy = 1.725,80 zł; 1.725,80 zł x 80% : 30 = 46,02 zł; 46,02 zł x 10 dni = 460,20 zł.

2) Jak ustalić kwotę dodatku stażowego wyłączonego z podstawy wymiaru składek ZUS w sytuacji przedstawionej w przykładzie zamieszczonym w odpowiedzi na pytanie pierwsze?

Dodatek stażowy jest przychodem ze stosunku pracy, który podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu. Przy czym może być zwolniony ze składek ZUS, gdy jest wypłacany za okres pobierania świadczeń chorobowych na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych. Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączone są składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeśli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), dalej rozporządzenia składkowego.

Powyższe oznacza, że jeśli pracownik, na podstawie regulaminu wynagradzania, otrzymuje dodatek stażowy za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego (lub zasiłków, a także świadczenia rehabilitacyjnego), to ta część dodatku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Przepisy nie wskazują sposobu ustalania kwoty dodatku zwolnionej ze składek ZUS w ww. okolicznościach. W praktyce dodatek za cały miesiąc dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni, za które pobierane jest wynagrodzenie chorobowe (odpowiednio zasiłek, świadczenie rehabilitacyjne). Tak obliczoną kwotę dodatku odejmuje się od dodatku przysługującego za cały miesiąc i otrzymaną w powyższy sposób kwotę wlicza do podstawy wymiaru składek. W przypadku gdy dodatek stażowy wypłacany jest za część miesiąca, to w liczbie dni kalendarzowych, naszym zdaniem, nie należy uwzględniać dni, za które nie przysługuje dodatek.

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu. A zatem dodatek stażowy wypłacony zgodnie z regulaminem wynagradzania za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego jest zwolniony z oskładkowania.

Za sierpień br. dodatek wyniósł 180 zł (zmniejszony o 2 dni nieobecności pracownika w pracy z przyczyn usprawiedliwionych niepłatnych). W podstawie wymiaru składek ZUS pracodawca, naszym zdaniem, powinien uwzględnić kwotę 117,93 zł, zgodnie z wyliczeniem: 180 zł : 29 dni x 10 dni = 62,07 zł; 180 zł - 62,07 zł = 117,93 zł.

Zakładamy, że koszty uzyskania przychodów wynoszą 111,25 zł i pracownik złożył pracodawcy PIT-2. Pracodawca rozliczył uzyskane przez pracownika w sierpniu br. wynagrodzenie i dodatek stażowy w następujący sposób:

Pracodawca z własnych środków opłaci część składek na ubezpieczenia społeczne oraz jeśli pracownik nie osiągnął wieku wynoszącego co najmniej 55 lat - kobieta i co najmniej 60 lat - mężczyzna, opłaci składki na Fundusz Pracy i FGŚP.

Zwracamy uwagę! Zdaniem niektórych autorów przy ustalaniu kwoty dodatku stażowego wyłączonego z podstawy wymiaru składek ZUS należy stosować regulacje rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.). W tej sprawie nasza redakcja wystąpiła z pytaniem do ZUS.