Gazeta Podatkowa nr 13 (1054) z dnia 13.02.2014

Jak rozliczyć w ZUS pracownika zatrudnionego w trakcie miesiąca?

Pracodawca, chcąc zatrudnić w firmie dodatkową osobę, nie zawsze dokonuje tego od pierwszego dnia danego miesiąca. Musi wówczas uważać, aby nie popełnić pomyłki w rozliczanych do ZUS składkach ubezpieczeniowych. O błąd bowiem nietrudno podczas naliczania składki na Fundusz Pracy oraz składki zdrowotnej.

Pensja za część miesiąca

Składki ubezpieczeniowe (społeczne i zdrowotną) pracodawca nalicza pracownikowi od przychodu w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskanego przez niego z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Składki ubezpieczeniowe do ZUS za miesiąc, w trakcie którego pracownik podjął zatrudnienie, należy więc naliczyć od kwoty wynagrodzenia wypłaconego mu w tym miesiącu (tj. za przepracowaną część miesiąca). Sposób jego ustalenia, w sytuacji gdy pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca, zależy od rodzaju otrzymywanego wynagrodzenia.

Najprościej jest wyliczyć wysokość wynagrodzenia w sytuacji, gdy pracownik jest wynagradzany według stawki godzinowej. W takim przypadku otrzyma wynagrodzenie zależne od liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu. Tak też jest, jeśli pracownik jest wynagradzany w sposób akordowy bądź prowizyjny. Wówczas bowiem przysługuje mu - za czas przepracowany w danym miesiącu - wynagrodzenie zależne od efektów jego pracy.

Natomiast chcąc obliczyć wynagrodzenie, ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, trzeba miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Otrzymaną kwotę należy pomnożyć przez liczbę godzin nieprzepracowanych w tym miesiącu, z powodu podjęcia pracy w jego trakcie. Uzyskaną wartość trzeba następnie odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc i dopiero wtedy uzyskamy wynagrodzenie należne za czas przepracowany w danym miesiącu.

Co ze składką na FP?

Oprócz składek społecznych i zdrowotnej pracodawcy opłacają również za pracowników m.in. składkę na Fundusz Pracy. Nalicza się ją od tej samej kwoty co składki emerytalno-rentowe (społeczne).

Trzeba jednak zwrócić uwagę, że składka na ten Fundusz jest należna za pracownika w przypadku, gdy jego oskładkowany przychód ze stosunku pracy wynosi co najmniej tyle, ile obowiązujące w danym roku minimalne wynagrodzenie za pracę (1.680 zł), ale w przeliczeniu na okres miesiąca. Należy pamiętać, że oskładkowany przychód to taki, od którego pracodawca nalicza pracownikowi składki emerytalno-rentowe (bez stosowania rocznego limitu podstawy ich wymiaru). W przypadku pracownika w I roku pracy składkę na FP nalicza się, gdy jego wynagrodzenie wynosi co najmniej 80% minimalnej płacy (1.344 zł).

Przeliczenia podstawy wymiaru składek na okres miesiąca dokonuje się m.in. w przypadku zawarcia w trakcie miesiąca umowy o pracę z pracownikiem, któremu określono wynagrodzenie na poziomie co najmniej minimalnej płacy. Polega ono na sprawdzeniu, jaka byłaby podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdyby pracownik przepracował cały miesiąc.

Pracodawca nie opłaca składki na FP (także na FGŚP) za pracownika, który ukończył co najmniej: 55 lat - w przypadku kobiety i 60 lat - w przypadku mężczyzny.

Obniżenie składki zdrowotnej

Przy wypłacie nowo zatrudnionemu pracownikowi wynagrodzenia za część miesiąca może się zdarzyć, że kwota tej wypłaty będzie niska. W takim przypadku może pojawić się problem z prawidłowym naliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli bowiem obliczona od wynagrodzenia składka zdrowotna przewyższa wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy, wtedy składkę tę, obliczoną za dany miesiąc, obniża się do wysokości zaliczki na podatek. W raporcie ZUS RCA sporządzonym za taki miesiąc pracodawca wykazuje pełną ustaloną podstawę wymiaru składki zdrowotnej (ustalonej od kwoty wypłaconego wynagrodzenia), natomiast składkę zdrowotną nalicza i przekazuje do ZUS w wysokości obniżonej do kwoty zaliczki na podatek (niekiedy obniża ją do 0 zł).