Rozmowy telefoniczne w firmie

Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy bez telefonu. Korzystają z niego nie tylko przedsiębiorcy, ale również zatrudnione w firmie osoby. Do rozmów służbowych wykorzystywane są niekiedy prywatne telefony tych osób. Bywa i tak, że służbowe telefony służą też do prywatnych rozmów. Wydatki ponoszone z tego tytułu przez przedsiębiorcę mają wpływ na rozliczenie składek za zatrudnionych.

Telefon pracownika i służbowe rozmowy

Zdarza się, że pracownik wykorzystuje do celów służbowych swój prywatny telefon. Jeśli pracodawca refunduje wydatki dotyczące używania prywatnego telefonu do celów służbowych, wówczas u pracownika powstanie przychód. Przychód ten stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W określonych okolicznościach może on jednak korzystać ze zwolnienia z oskładkowania. Wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS są bowiem ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Takie zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej określającego szczegółowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.), tzw. rozporządzenia składkowego.

Wyłączenie to dotyczy kwot wypłaconych pracownikowi, a określonych przez pracodawcę jako ekwiwalent pieniężny. Najbezpieczniej, aby stosowny w tym zakresie zapis był zawarty w funkcjonujących u danego pracodawcy przepisach płacowych. Trzeba jednak pamiętać, że zwolnienie wynikające z powołanego przepisu ma zastosowanie po spełnieniu następujących warunków:

ekwiwalent jest wypłacony pracownikowi w formie pieniężnej (nie może być to zwrot kosztów w innej formie, np. w towarze),
narzędzia, materiały lub sprzęt rzeczywiście są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,
rzeczy te (tu: telefon) stanowią własność pracownika,
kwota wypłaconego ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom.

Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione z tytułu użytkowania prywatnego telefonu do celów służbowych, nie należy ich wliczać do podstawy wymiaru składek ZUS. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy wydatki te spełniają warunki uznania ich za ekwiwalent pieniężny. W taki sposób zwolniony ze składek ubezpieczeniowych jest koszt faktycznie wykonywanych rozmów służbowych oraz rekompensata za zużycie prywatnego telefonu.

"Limitowane" rozmowy ze służbowego telefonu

Bywa i tak, że dla pracowników pracujących w terenie firma zakupuje telefony komórkowe, które mają im służyć do celów służbowych. Jednocześnie pracodawca przyznaje tym pracownikom (i opłaca) miesięczne kwotowe limity rozmów.

Jeśli w ramach przyznanego limitu pracownicy przeprowadzają wyłącznie rozmowy służbowe, to wówczas kwota przyznanego limitu nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy. W takim przypadku nie będzie on też stanowił podstawy do oskładkowania.

Gdy jednak w ramach przyznanego limitu pracownicy prowadzą z telefonu służbowego rozmowy prywatne, wówczas pokryte przez pracodawcę koszty stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy (o którym mowa w art. 12 ustawy o pdof). W takim przypadku pracodawca ma obowiązek doliczenia jego wartości do pozostałych składników wynagrodzenia uzyskanych przez pracowników w danym miesiącu. Składki ubezpieczeniowe pracodawca musi wówczas naliczyć od sumy tych składników.

Przykład

Pracownik otrzymał od pracodawcy służbowy telefon komórkowy. Z tego telefonu może też przeprowadzać rozmowy prywatne (firma finansuje rozmowy prywatne z własnych środków, miesięcznie do wysokości 50 zł). W lipcu 2010 r. pracodawca otrzymał rachunek za używanie tego telefonu w wysokości 120 zł. Na podstawie billingu ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 45 zł. Zatem w całości został pokryty przez pracodawcę. W podstawie wymiaru składek ZUS należy uwzględnić kwotę 45 zł.

Gdyby koszt prywatnych rozmów telefonicznych wyniósł np. 95 zł, to pracodawca sfinansowałby prywatne rozmowy pracownika w wysokości 50 zł, natomiast kwotą 45 zł (tj. 95 zł - 50 zł) obciążyłby pracownika. W podstawie wymiaru składek ZUS należałoby wówczas uwzględnić kwotę 50 zł.

Służbowe rozmowy zleceniobiorcy

Z prywatnych telefonów przeprowadzają rozmowy służbowe również zleceniobiorcy w czasie wykonywanego dla zleceniodawcy zlecenia. Dokonany zleceniobiorcy zwrot kosztów rozmów służbowych przeprowadzonych z jego prywatnego telefonu służbowego stanowi dla niego przychód z tytułu wykonywanej umowy zlecenia. W związku z tym kwotę zwrotu zleceniodawca powinien wliczyć do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych tej osoby. Tak będzie gdy zleceniobiorca jest wynagradzany w sposób kwotowy, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. Wówczas podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne stanowi dla niego przychód w rozumieniu przepisów o pdof, osiągany u zleceniodawcy w ramach zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia (art. 18 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Uwaga! Od 1 sierpnia 2010 r. wejdą w życie zmienione przepisy rozporządzenia składkowego. Umożliwią one wyłączenie z podstawy wymiaru składek zleceniobiorców (wynagradzanych w opisany wcześniej sposób) takich samych przychodów, jakie są zwolnione z oskładkowania u pracowników. W przypadku więc zwrotu zleceniobiorcy wydatków poniesionych przez niego z tytułu użytkowania prywatnego telefonu do rozmów służbowych, takie świadczenie będzie mogło korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS na podstawie przywołanego wcześniej § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).