Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (811) z dnia 10.07.2013

Zwrot kosztów wyżywienia ponad limit diety a opodatkowanie i oskładkowanie - wyjaśnienie ZUS i Ministra Finansów

Na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Od 1 marca 2013 r. szczegółowe warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej (dalej - MPiPS) z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. poz. 167).

Przepisy rozporządzenia MPiPS określają wysokość diet, ale nie limitują wartości wyżywienia zapewnianego przez pracodawcę. Stąd też pojawiła się wątpliwości, czy finansowane przez pracodawcę wyżywienie pracownika będącego w podróży służbowej ponad kwotę diety stanowi przychód pracownika podlegający oskładkowaniu. O wyjaśnienie tej kwestii zwróciliśmy się do ZUS. W odpowiedzi z 20 czerwca br. czytamy:

"(…) Rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diet i zapewnianie pracownikom bezpłatnego wyżywienia w okresie podróży służbowej nie oznacza, że w takiej sytuacji należności związane z wyżywieniem są w pełnej wysokości wyłączone z podstawy wymiaru składek. Niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas podróży służbowej, z podstawy wymiaru składek wyłączona jest tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach powołanego wyżej rozporządzenia (rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. - przyp. red.). Nadwyżka ponad kwotę diety obowiązującej w danym okresie powinna być wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne (podkreśl. red.). (…)"

Przypominamy, że podobnie wyjaśnia Minister Finansów w zakresie opodatkowania (zwolnienia) wyżywienia finansowanego przez pracodawcę na gruncie ustawy o PDOF. Przykładem może tu być interpretacja indywidualna Ministra Finansów (zmieniająca z urzędu interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej) z 3 grudnia 2012 r., nr DD3/033/96/ILG/12/PK-2154. W tej sprawie pracodawca zwracał pracownikom koszty wyżywienia poniesione w podróży służbowej na podstawie przedstawionych przez nich faktur czy rachunków. Nie miały być tylko zwracane wydatki, których kwota w rażący sposób przekracza przeciętne ceny stosowane w hotelach lub restauracjach, a także wydatki ponoszone przez pracowników na zakup napojów alkoholowych. Powołując się na art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, zwalniający z opodatkowania diety i inne należności z tytułu podróży służbowych pracownika do wysokości określonych w odrębnych przepisach, Minister Finansów wyjaśnił:

"(…) niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas wykonywania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 ustawy - Kodeks pracy.

Reasumując, nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach rozporządzeń MPiPS w sprawie krajowych/zagranicznych podróży służbowych (dwóch rozporządzeń z dnia 19 grudnia 2002 r., Dz. U. nr 236, poz. 1990 i poz. 1991 ze zm., obowiązujących do 28 lutego 2013 r.) stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, od którego Wnioskodawca, jako płatnik, jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 ustawy w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)"

Podobnie wyjaśnił Minister Finansów w interpretacji zmieniającej z 23 listopada 2012 r., nr DD3/033/46/OBQ/12/PK-840, z tym że w tej sprawie pracodawca zwracał pracownikom przebywającym w podróży służbowej koszty całodziennego wyżywienia w postaci ryczałtu, przewyższającego wartość diet wynikających z odrębnych przepisów. Kwota tego ryczałtu określona była w regulaminie wynagradzania. W świetle tych wyjaśnień Ministra Finansów należy się spodziewać, że w przyszłości podobne stanowisko będą prezentowały organy podatkowe.