Składki ZUS od nagród z tytułu jubileuszu

Nagroda jubileuszowa to świadczenie pieniężne, które jest przyznawane pracownikom w związku z upływem określonego czasu pozostawania w zatrudnieniu, tj. uzyskania danego stażu pracy. Nie jest to jednak świadczenie powszechne. Niekiedy gratyfikacja taka wypłacana jest pracownikom nie z tytułu ich lat pracy w firmie, lecz w związku z jubileuszem zakładu pracy. Kiedy wartość takiego świadczenia jest zwolniona ze składek ZUS, a kiedy im podlega?

Bez składek ZUS

Nie stanowią podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania (zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy regulaminem wynagradzania) przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym.

Zgodnie z tym przepisem składkom ZUS, co do zasady, nie podlegają tylko nagrody jubileuszowe wypłacane we wskazanym odstępie czasu, natomiast od "jubileuszówek" wypłacanych z większą częstotliwością niż co 5 lat - pracodawca powinien naliczyć i opłacić składki ubezpieczeniowe do ZUS. Od reguły tej istnieją jednak wyjątki.

Treść ujednoliconych przepisów prawnych dostępna jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Inne przypadki

Niektóre z nagród jubileuszowych są zwolnione z oskładkowania nawet wtedy, gdy są wypłacane pracownikom przed upływem wymaganego 5-letniego okresu oczekiwania na kolejną "jubileuszówkę". Ma to miejsce w ściśle określonych przypadkach, a mianowicie, gdy:

pracownik w czasie oczekiwania na następną nagrodę jubileuszową (zgodnie z przepisami płacowymi) przedstawił pracodawcy dokumenty potwierdzające fakt zatrudnienia (np. świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy), które nie były brane pod uwagę przy ustalaniu prawa do wcześniejszej takiej nagrody,
pracownik nabył prawo do przedmiotowej nagrody na skutek wprowadzenia w zakładzie pracy zmian wewnętrznych przepisów regulujących zasady przyznawania nagród jubileuszowych; jest tak wtedy, gdy zarówno stare, jak i nowe przepisy przewidują przyznanie tej gratyfikacji nie częściej niż co 5 lat oraz pracodawca dokonując takiej zmiany nie działa w celu ominięcia przepisów dotyczących oskładkowania nagród jubileuszowych.

Jako przykład wskazać można przypadek rozpatrywany przez Oddział ZUS w Gdańsku w interpretacji z dnia 29 czerwca 2016 r., znak: DI/100000/43/575/2016). Sprawa dotyczyła pracodawcy, który wprowadził zmianę przepisów regulaminu wynagradzania określających prawo pracownika do nagrody jubileuszowej. Po zmianie świadczenie takie było wypłacane pracownikom za staż pracy wyłącznie w jego firmie, a nie - jak było wcześniej - za staż pracy ogółem. Na tej podstawie pracownicy w okresie przejściowym nabyli prawo do kolejnej nagrody jubileuszowej i miało to miejsce w okresie krótszym lub dłuższym niż 5 lat od wypłaty poprzedniej takiej nagrody. Przy czym, w regulaminie wynagradzania zarówno w poprzednim, jak i obecnie obowiązującym w firmie zawarty został zapis stanowiący, iż nagroda jubileuszowa przysługuje pracownikom nie częściej niż co 5 lat. ZUS uznał, że gratyfikacja, o której mowa, wypłacona w takich okolicznościach nie podlega składkom ZUS.

Kolejne sytuacje powodujące zwolnienie ze składek ZUS nagród jubileuszowych wypłacanych w odstępach krótszych niż co 5 lat mają miejsce wtedy, gdy:

pracownik po rozwiązaniu stosunku pracy przechodzi na świadczenie przedemerytalne i do nabycia prawa do kolejnej nagrody jubileuszowej (z tytułu upływu kolejnych 5 lat) brakuje mu mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy,
z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy z powodu przejścia na emeryturę, a w niektórych przypadkach także na rentę (tj. z tytułu: niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa), a do nabycia przez niego prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych 5 lat brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy (por. interpretacja Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 15 października 2015 r., znak: DI/100000/43/1024/2015),
nagroda jubileuszowa wypłacana jest w przemyśle wydobywczym członkom drużyn ratowniczych (z wyjątkiem specjalistów) na zasadach określonych w układach zbiorowych pracy, bez względu na częstotliwość faktycznej wypłaty tej nagrody.

Rekompensata z tytułu likwidacji jubileuszówek

Z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych wyłączone są nie tylko nagrody jubileuszowe wypłacane z odpowiednią częstotliwością, ale również rekompensaty za ich likwidację. Przepis § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego znajduje bowiem również zastosowanie w sytuacji, gdy pracodawca likwidując w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania swych pracowników instytucję nagród jubileuszowych, przewiduje możliwość wypłaty świadczeń pieniężnych mających charakter rekompensaty za rezygnację z przyznawania nagród jubileuszowych.

Nagroda z tytułu jubileuszu firmy

Zdarza się, że pracodawcy przyznają, a następnie wypłacają zatrudnionym pracownikom nagrodę z tytułu jubileuszu zakładu pracy (np. 5-lecia). Przy czym jej wysokość uzależniają np. od stażu pracy w firmie danej osoby. Taka nagroda nie jest jednak zwolniona ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego. Ustawodawca jednoznacznie wyjaśnił w tym przepisie, iż zwolnieniu ze składek ZUS podlega wyłącznie nagroda pieniężna związana z jubileuszem pracy pracownika (wypłacana nie częściej niż co 5 lat), a nie świadczenie wypłacane pracownikowi z tytułu jubileuszu firmy. Wobec tego kwota nagrody wypłaconej pracownikom z okazji jubileuszu firmy stanowi podstawę wymiaru składek ZUS, od której pracodawca ma obowiązek opłacić za pracowników składki ubezpieczeniowe do organu rentowego.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.)