Składki ZUS za pracownicę korzystającą z urlopu wychowawczego

Pracownica zatrudniona od kilku lat w pełnym wymiarze czasu pracy od 9 sierpnia 2016 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jak należało ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za sierpień br.?

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (art. 18 ust. 5b ustawy o sus). W bieżącym roku jest to kwota 2.433 zł (60% z 4.055 zł). Z tym jednak, że podstawa na przedmiotowe ubezpieczenia nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2016 r. - nie niższa niż 1.387,50 zł (art. 18 ust. 14 ustawy o sus). Ponadto, zgodnie z wyjaśnieniem ZUS, jeśli pracownik jest zatrudniony:

• w pełnym wymiarze czasu pracy, czyli ma zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę,
   
• na część etatu, który w umowie o pracę ma zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego etatu, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia.

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa wyżej, nie należy brać pod uwagę miesiąca, w trakcie którego urlop się rozpoczął (z wyjątkiem niemającym znaczenia w okolicznościach wskazanych w pytaniu).

Wobec powyższego, pracodawca powinien ustalić przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od sierpnia 2015 r. do lipca 2016 r. Gdyby ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należałoby przyjąć wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia (poprzedzające urlop).

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
   
• przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad opisanych poniżej, wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami pracy traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Uzupełnienia wynagrodzenia przyjmowanego do podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych dokonuje się przyjmując wynagrodzenie:

• miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości,
   
• zmienne w wysokości jaką pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy, czyli ustalone poprzez:
   
• podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę tych dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu - jeżeli przepracował choćby jeden dzień,
   
• przyjęcie kwoty zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u płatnika składek - jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Wynagrodzenie określone w stawce godzinowej traktuje się jak wynagrodzenie stałe.

Gdyby pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, to do podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych należy przyjąć wynagrodzenie faktycznie uzyskane w tym miesiącu, tj. bez uzupełniania o dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (czyli aktualnie kwota 520 zł) - art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy zdrowotnej.

Jeżeli ubezpieczenia emerytalno-rentowe z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego powstały (ustały) w trakcie miesiąca oraz trwały przez część miesiąca, ustaloną w powyższy sposób podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu. Nie dokonuje się natomiast zmniejszenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie bowiem z art. 79 ust. 2 ustawy zdrowotnej, składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna.

Zwracamy uwagę! Zgłoszenia pracownicy do ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym dokonuje się poprzez wykazanie w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X i obliczonymi składkami na ubezpieczenie emerytalne (19,52% podstawy wymiaru), na ubezpieczenia rentowe (8% podstawy wymiaru), na ubezpieczenie zdrowotne (9% podstawy wymiaru). Ponadto okres przerwy w pracowniczych ubezpieczeniach wykazuje się w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X oraz kodem świadczenia/przerwy:

• 121 - urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 K.p.,
   
• 122 - urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 3 K.p.

Składki na przedmiotowe ubezpieczenia oblicza pracodawca, a opłaca ZUS ze środków budżetu państwa.

Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy przebywa na urlopie wychowawczym od 9 sierpnia do 31 grudnia 2016 r. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od sierpnia 2015 r. do lipca 2016 r. W tym okresie pracownica:

• od 27 września do 10 października 2015 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim,
   
• od 2 do 19 stycznia 2016 r. korzystała z zasiłku opiekuńczego,
   
• od 1 do 25 lutego 2016 r. korzystała z zasiłku opiekuńczego,
   
• od 1 do 20 lipca 2016 r. przebywała na urlopie wypoczynkowym.

Ustalając kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy wyłączyć wynagrodzenie za styczeń i luty 2016 r. oraz przyjąć po uzupełnieniu wynagrodzenie za wrzesień i październik 2015 r. Otrzymaną kwotę wynagrodzenia należy podzielić przez 10 m-cy.

Załóżmy, że pracownica jest wynagradzana w stałej miesięcznej wysokości, tj. do 31 grudnia 2015 r. uzyskiwała wynagrodzenie w kwocie 2.500 zł, a od 1 stycznia 2016 r. - 2.700 zł.

Obliczona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 2.600 zł, zgodnie z wyliczeniem: 2.500 zł x 5 m-cy + 2.700 zł x 5 m-cy = 26.000 zł; 26.000 zł : 10 m-cy = 2.600 zł. Ponieważ jest ona wyższa od maksymalnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (2.600 zł > 2.433 zł), za podstawę należy przyjąć kwotę 2.433 zł, z tym że za sierpień 2016 r. proporcjonalnie zmniejszoną do liczby dni podlegania przedmiotowym ubezpieczeniom w tym miesiącu, czyli kwotę 1.805,13 zł (2.433 zł : 31 dni x 23 dni).

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi kwota 520 zł.

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za sierpień 2016 r. należało wykazać pracownicę:

• w jednym bloku raportu ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X i rozliczonymi składkami od wynagrodzenia za pracę wypłaconego za część sierpnia,
   
• w kolejnym bloku raportu ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X i obliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy 1.805,13 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od podstawy 520 zł,
   
• w jednym bloku raportu ZUS RSA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, z kodem świadczenia/przerwy 121, okresem od 09.08.2016. do 31.08.2016., liczbą dni 23.

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu, z tym że pracownica do 31 grudnia 2015 r. uzyskiwała wynagrodzenie w wysokości 1.750 zł, a od 1 stycznia 2016 r. w kwocie 1.850 zł. Wyliczona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 1.800 zł, zgodnie z wyliczeniem: 1.750 zł x 5 m-cy + 1.850 zł x 5 m-cy = 18.000 zł; 18.000 zł : 10 m-cy = 1.800 zł. Ponieważ jest ona niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę (1.800 zł < 1.850 zł), za podstawę należy przyjąć kwotę 1.850 zł, z tym że za sierpień 2016 r. kwotę 1.372,58 zł (1.850 zł : 31 dni x 23 dni).

Na temat ustalania podstawy wymiaru składek ZUS osób przebywających na urlopie wychowawczym pisaliśmy wielokrotne, m.in. w UiPP nr 13/2016, str. 13-15.