Obliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Pracownik zatrudniony na pełny etat posiada 35 dni urlopu (26 dni urlopu zaległego + 9 dni urlopu bieżącego). Z dniem 30 kwietnia 2017 r. rozwiązuje umowę o pracę. Za cały niewykorzystany urlop będziemy wypłacali mu ekwiwalent. Otrzymuje on stałe miesięczne wynagrodzenie oraz zmienną premię miesięczną regulaminową. Czy ekwiwalent należy obliczyć oddzielnie dla stałych i zmiennych składników, a wyniki zsumować?

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Należy przy tym uwzględnić zmiany określone w § 15-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Aby ustalić należny pracownikowi ekwiwalent, należy obliczyć miesięczne wynagrodzenie pracownika, które w zależności od rodzaju składników przyjmuje się z różnych okresów. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

Z kolei składniki (tzw. zmienne) przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnia się przy obliczaniu ekwiwalentu w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 rozporządzenia). Natomiast składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc przyjmuje się w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Ekwiwalent za urlop oblicza się:

dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w podany sposób przez współczynnik,
dzieląc tak uzyskany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
mnożąc otrzymaną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu do jego etatu.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu obliczając ekwiwalent za urlop, należy najpierw ustalić miesięczną wysokość składników wynagrodzenia zgodnie ze sposobem określonym w rozporządzeniu (stałych i zmiennych), zsumować je i dopiero wtedy podzielić przez współczynnik urlopowy, a następnie przez liczbę równą normie dobowej czasu pracy. Na końcu stawkę godzinową mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Taka jest metodyka określona w rozporządzeniu. Oddzielne wyliczanie ekwiwalentu ze składników stałych i zmiennych może prowadzić do innych wyników. Ponadto ustala się stawkę za godzinę ekwiwalentu, a nie za dzień.

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełny etat posiada 35 dni urlopu (26 dni urlopu zaległego + 9 dni urlopu bieżącego). Z dniem 30 kwietnia 2017 r. rozwiązuje umowę o pracę. Wynagradzany on jest stałą stawką miesięczną w wysokości 5.500 zł oraz zmienną premią miesięczną regulaminową, która w okresie od stycznia do marca br. wyniosła 360 zł.

Pracodawca obliczył ekwiwalent w następujący sposób:

-	podstawa stała: 5.500 zł : 20,83 = 264,04 zł; 264,04 zł × 35 dni = 9.241,40 zł,
-	średnia premia z 3 m-cy: 360 zł : 3 = 120 zł; 120 zł : 20,83 = 5,76 zł; 5,76 zł × 35 dni = 201,60 zł,
-	łącznie ekwiwalent za 35 dni urlopu: 9.443 zł.

Ten sposób obliczenia ekwiwalentu jest nieprawidłowy.

Prawidłowa metodyka obliczania ekwiwalentu:

-	5.500 zł + (360 zł : 3) = 5.620 zł,
-	5.620 zł : 20,83 = 269,80 zł;
-	269,80 zł : 8 godz. = 33,73 zł,
-	33,73 zł × (35 dni × 8 godz.) = 9.444,40 zł.