Gazeta Podatkowa nr 19 (1373) z dnia 6.03.2017

Kiedy od zapomóg nie płaci się składek ZUS?

Przyznana pracownikowi przez pracodawcę zapomoga pieniężna jest dla niego przychodem ze stosunku pracy. Z kolei przychód ten - w rozumieniu przepisów o pdof - stanowi dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych. Jednak w niektórych okolicznościach wartość udzielonej pracownikowi zapomogi można wyłączyć z oskładkowania.

ZUS za pracownika

Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi dla pracownika przychód w rozumieniu przepisów o pdof uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychodem tym jest m.in. udzielona pracownikowi zapomoga pieniężna.

Udzielając więc pracownikowi finansowego wsparcia w zasadzie kwotę wypłaty pracodawca powinien mu wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS. W niektórych jednak przypadkach zapomogi pieniężne mogą korzystać ze zwolnienia składkowego. Wszystko zależy od tego, w jakich okolicznościach oraz z jakich środków są one przyznawane.

Pracodawca nie nalicza składek ZUS od zapomogi wypłaconej byłemu pracownikowi, ponieważ taka wypłata nie stanowi już przychodu ze stosunku pracy.

Istotne są okoliczności przyznania

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączone są zapomogi losowe, ale tylko te, które zostały wypłacone w przypadku: klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Takie zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym. W konsekwencji tego typu wypłaty nie stanowią też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku pracowników ustala się ją bowiem na takich samych zasadach co podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (z pewnymi wyjątkami niemającymi znaczenia w omawianej sprawie). Zapomogi wypłacane pracownikom w takich okolicznościach korzystają ze zwolnienia składkowego bez ograniczenia kwotowego.

Niejednokrotnie jest tak, że pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej zakłady pracy wypłacają zapomogi pieniężne, np. przed rozpoczęciem roku szkolnego czy w okresach przedświątecznych. W takim przypadku, jeśli zapomoga jest wypłacana ze środków obrotowych i nie jest związana z żadnym z wymienionych zdarzeń, tj. klęską żywiołową, indywidualnym zdarzeniem losowym ani długotrwałą chorobą, od wypłaconej kwoty należy naliczyć pracownikowi zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne (oraz ewentualnie na FP i FGŚP). Tylko gdyby trudna sytuacja materialna pracownika była związana z jednym ze wspomnianych przypadków (tj. klęską żywiołową, indywidualnym zdarzeniem losowym lub długotrwałą chorobą), wtedy wypłacona w takich okolicznościach zapomoga nie będzie podlegała oskładkowaniu na podstawie przywołanego § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia składkowego.

Wypłata z ZFŚS

Jeśli pracodawca tworzy ZFŚS, może sfinansować zapomogi pieniężne ze środków tego Funduszu. Zgodnie bowiem z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, w ramach działalności socjalnej może być udzielana z tego Funduszu pomoc materialna, rzeczowa lub finansowa (po uwzględnieniu sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników uprawnionych do korzystania z pomocy z Funduszu). Jeżeli firma tworzy ZFŚS i zapomogi pieniężne sfinansuje pracownikom ze środków Funduszu, nie naliczy od nich składek ZUS. Podstawy wymiaru tych składek (społecznych i zdrowotnej) nie stanowią bowiem świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Takie zwolnienie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego. Co istotne, zwolnienie to przysługuje bez ograniczenia kwotowego. Nie można jednak z niego skorzystać, jeśli zapomogi zostaną przyznane w równej kwocie każdemu pracownikowi, bez zróżnicowania wartości udzielonej pomocy. Wtedy pracodawca powinien je oskładkować. Różnicowanie pomocy w zależności od sytuacji bytowej jest bowiem podstawową zasadą dysponowania środkami ZFŚS i nie może jej zmienić nawet regulamin Funduszu. Zapomoga pieniężna wypłacona ze środków ZFŚS z pominięciem tej zasady nie może zatem być traktowana jako świadczenie socjalne i nie może korzystać ze zwolnienia składkowego wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego.

Pomoc z funduszu socjalno-bytowego

Zwolnieniem składkowym są objęte także świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w przepisach ustawy o ZFŚS. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego.

Jeśli więc pracodawca wypłaci pracownikowi zapomogę z takiego funduszu w wysokości nieprzekraczającej określonego limitu, to jej wartości nie musi doliczać do podstawy wymiaru składek ZUS.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.)

Rozporządzenie MPiPS z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.)