Składniki zmienne w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

1) Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną. Na przełomie lipca i sierpnia br. korzystał z urlopu wypoczynkowego. W lipcu br. wypłaciliśmy mu wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe (dobowe), które wystąpiły w kwietniu br. Czy należało uwzględnić je w podstawie wynagrodzenia urlopowego za sierpień? Nadmieniamy, że wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacamy 10. dnia następnego miesiąca.

Wymienione w pytaniu zmienne składniki wynagrodzenia należało uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym przysługującym zarówno za lipiec, jak i sierpień 2014 r.

W myśl art. 172 K.p. za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. W celu realizacji dyspozycji zawartej w tym przepisie:

• składniki stałe miesięczne (np. stawka zasadnicza) przyjmuje się w kwocie należnej w miesiącu korzystania z urlopu (w praktyce wypłaca się je w całości), natomiast
• składniki zmienne (za okresy nie dłuższe niż miesiąc) uwzględnia się w podstawie z okresu 3 (przy znacznych wahaniach z nie więcej niż 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Sposób dokonywania ww. obliczeń reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenie urlopowe.

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego wymaga ustalenia podstawy wymiaru, czego dokonuje się sumując wypłacone w przyjmowanym okresie składniki, z tym że powołany akt wykonawczy wyklucza niektóre z nich. Są to:

• składniki wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego (przykładowo wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, nagrody z zakładowego funduszu nagród, odprawa emerytalno-rentowa); wśród wyłączeń przewidzianych w tym przepisie nie ma wynagrodzenia wraz z dodatkami za godziny nadliczbowe,
   
• składniki za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne lub roczne); składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach traktując urlop jak okres wykonywania pracy (§ 12 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Wynagrodzenie za urlop oblicza się dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie mnożąc otrzymaną stawkę przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu, gdyby z niego nie korzystał (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Przepisy prawa urlopowego wymagają bowiem przyjęcia wynagrodzenia zmiennego z okresu poprzedzającego "rozpoczęcie urlopu", a nie korzystanie z niego.

Przechodząc do wypłaconych w omawianym przypadku dodatków za godziny nadliczbowe, to wobec braku jednoznacznych informacji przyjmujemy, że doszło tu do wyrównania należności za poprzedni okres. Ponieważ przy terminowym wypłaceniu tej kwoty, byłaby ona w podstawie urlopowej uwzględniona, należy ją do tej podstawy wliczyć. Co prawda w przepisie jest mowa o składnikach wypłaconych (a nie należnych), to jednak pracownik nie może ponosić ujemnych konsekwencji finansowych opóźnienia w wypłacaniu przysługujących mu składników płacy.

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną. Wynagrodzenia są w zakładzie płatne 10. dnia następnego miesiąca. W kwietniu 2014 r. pracownik przepracował 5 godzin nadliczbowych z przekroczenia dobowego, jednak na skutek niedopatrzenia nie wypłacono mu terminowo wynagrodzenia i dodatków za tę pracę. W okresie od 31 lipca do 8 sierpnia 2014 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym.

W miesiącach poprzedzających rozpoczęcie urlopu (kwiecień - czerwiec 2014 r.) pracownikowi nie wypłacono żadnych składników zmiennych, natomiast 10 lipca 2014 r. otrzymał zaległe wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową z tytułu przekroczenia normy dobowej w kwietniu 2014 r. w kwocie 167 zł. Pracownik przepracował w miesiącach, z których wynagrodzenie zostało przyjęte do podstawy odpowiednio: w marcu - 168 godzin, w kwietniu - 146,5 godziny (łącznie z nadgodzinami), w maju - 140 godzin. W lipcu i sierpniu br. nie odnotowano innych niż urlop wypoczynkowy nieobecności pracownika.

Wobec powyższego za obydwa te miesiące pracownikowi wypłacono pełne wynagrodzenie zasadnicze, a ponadto wynagrodzenie za urlop ze składników zmiennych w wysokości 0,37 zł za każdą godzinę urlopu, według wyliczenia: 167 zł : (168 godz. + 146,5 godz. + 140 godz.) = 0,37 zł.

2) Jak przyjmować do podstawy urlopowej składniki zmienne (np. dodatki za pracę w nocy) w przypadku dwukrotnej wypłaty wynagrodzenia, tj. płacy zasadniczej w ostatnim dniu miesiąca, a składników zmiennych 10. dnia następnego miesiąca?

Przy braku innych nieobecności (bez prawa do wynagrodzenia) wynagrodzenie zasadnicze, o ile ma charakter stały miesięczny, należy wypłacić w przyjętym terminie w całości. Natomiast wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych (tu dodatków) powinno zostać obliczone na podstawie kwot wypłaconych w okresie 3 (ewentualnie do 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Wypłata wynagrodzeń zasadniczych, ustalonych w stałych stawkach miesięcznych, jest dokonywana w przedsiębiorstwie w ostatnim dniu roboczym miesiąca, a wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową oraz nocną - 10. dnia następnego miesiąca.

W sierpniu 2014 r. pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego. Jego wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych (za pracę nadliczbową i nocną) obliczono na podstawie tych składników w kwocie łącznej wypłaconej w okresie od maja do lipca 2014 r. Stawkę za jedną godzinę urlopu uzyskano dzieląc tę kwotę przez liczbę godzin (łącznie z nadliczbowymi) przepracowaną w okresie kwiecień-czerwiec 2014 r.

3) Jak ustalić podstawę urlopową, gdy w przyjmowanym okresie pracownik korzystał z urlopu wychowawczego?

Miesiąc (miesiące) nieprzepracowany w całości w związku z korzystaniem z urlopu wychowawczego należy pominąć.

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne miesięczne, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Pracownica jest zatrudniona w systemie zmianowym i uzyskuje dodatki za pracę w nocy. W okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia 2014 r. przebywała na urlopie wychowawczym. W sierpniu 2014 r. pracownica korzystała z urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenia są w zakładzie płatne 10. dnia następnego miesiąca.

Pracodawca ustalając podstawę urlopową ze składników zmiennych (dodatki za pracę w nocy) przyjął kwoty wypłacone w lipcu br. (za czerwiec br.), w czerwcu br. (za maj br.) oraz w styczniu br. (za grudzień ub.r.). Jeżeli w którymś z tych miesięcy pracownica nie uzyskała wynagrodzenia zmiennego, przyjął 0 zł. Sumę przyjętych składników podzielił przez liczbę godzin przepracowanych w okresie, z którego została ustalona podstawa.

4) Jak przyjmować do podstawy urlopowej ryczałt za godziny nadliczbowe oraz ewentualne wyrównania tego ryczałtu?

Ryczałt należy traktować jak składnik stały miesięczny i pomimo korzystania z urlopu wypłacać w całości. Jak wyjaśniła Państwowa Inspekcja Pracy w stanowisku z dnia 29 maja 2009 r. w sprawie ryczałtowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe (znak: GPP-110-4560-14/09/PE/RP), w przypadku wypłaty ryczałtu gdyby pracownik nie przepracował pełnego miesiąca, do obliczania jego wynagrodzenia należy stosować rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.). Wskazany akt wykonawczy nie przewiduje pomniejszania stawek o charakterze stałym miesięcznym za okres urlopu wypoczynkowego. Z kolei ewentualne wyrównania ryczałtu (które mają charakter zmienny) należy przyjmować do podstawy z okresów poprzedzających urlop, na zasadach wskazanych we wcześniejszych odpowiedziach