Wynagrodzenia i składki ZUS pracowników - pytania i odpowiedzi

Należności wypłacane pracownikowi z tytułu stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez pracodawcę, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego pracodawcę z pracownikiem. Jeżeli pracodawca spóźni się z ich wypłatą, wówczas będą one stanowić koszt uzyskania przychodów w miesiącu ich wypłaty lub postawienia ich do dyspozycji pracownika. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.

Również składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych z tytułu wypłaconych należności pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem jednak, że składki zostaną opłacone:

z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom, składki te będą stanowić koszty uzyskania przychodu w momencie, gdy zostaną zapłacone (art. 22 ust. 6bb w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d updof).

1) Wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacamy pracownikom 10 dnia następnego miesiąca. Kiedy składki ZUS od wynagrodzeń za luty wypłaconych 10 marca 2014 r. możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Jeżeli pracodawca składki ZUS zapłacił do 17 marca 2014 r. (15 marca przypadał w sobotę), to mógł je uwzględnić w kosztach podatkowych lutego. Późniejsza zapłata składek powoduje, że będą one kosztem w dacie ich uiszczenia.

Pracodawca, który wypłaca wynagrodzenie po zakończeniu miesiąca (uwzględniając przepisy prawa pracy, umowy lub inny stosunek prawny łączący strony), może składki ZUS, które opłaca z własnych środków, dotyczące tych wynagrodzeń zaliczyć do kosztów podatkowych miesiąca, za który wynagrodzenia są należne, o ile opłaci je o miesiąc wcześniej w stosunku do terminu przewidzianego w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych. Skoro wynagrodzenia za luty zostały wypłacone w terminie, tj. 10 marca 2014 r., to przy założeniu, że składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych dotyczące tego wynagrodzenia uregulowane zostały 17 marca 2014 r. (15 marca przypadał w sobotę i zgodnie z art. 31 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm., w zw. z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej, termin zapłaty upłynął w poniedziałek), tj. o miesiąc wcześniej od terminu ustawowego, pracodawca składki te mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w lutym 2014 r. Gdyby pracodawca składki ZUS zapłacił w ustawowym terminie, tj. 15 kwietnia 2014 r., to składki te byłyby kosztem w dacie ich zapłaty.

2) Na podstawie jakiego dokumentu i w której kolumnie podatkowej księgi ewidencjonuje się wynagrodzenia i składki ZUS pracowników?

Wynagrodzenia księguje się w kolumnie 12 podatkowej księgi na podstawie listy płac lub innego dowodu, a składki ZUS w kolumnie 13 księgi na podstawie wyciągu bankowego.

Wynagrodzenia pracowników (w gotówce i w naturze) wpisuje się do podatkowej księgi w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze". Podstawą dokonania wpisu jest:

lista płac lub inny dowód, na którym pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
inny dowód, np. dowód potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wpisuje się do księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" na podstawie wyciągu bankowego dokumentującego dokonanie wpłaty tych składek do ZUS.

3) Pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenie za dany miesiąc do końca tego miesiąca. Premia uznaniowa za dany miesiąc (np. luty) przyznawana jest w miesiącu następnym (w marcu). Wypłata premii następuje wraz z wynagrodzeniem za miesiąc następny (tj. z wynagrodzeniem za marzec). Kiedy premia stanowi koszt podatkowy?

Terminowo wypłacona premia za luty stanowi koszt podatkowy w miesiącu jej przyznania, czyli w marcu.

Należności ze stosunku pracy (w tym premie uznaniowe) stanowią koszty podatkowe:

w miesiącu, za który są należne, jeżeli zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w odpowiednim terminie,
w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji, jeżeli zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika z uchybieniem terminu wypłaty.

W sytuacji gdy decyzja o przyznaniu premii za dany miesiąc zostanie podjęta w miesiącu następnym, po przeanalizowaniu wyników osiąganych przez poszczególnych pracowników, to premia stanie się należna w miesiącu jej przyznania. Będzie ona kosztem uzyskania przychodów w miesiącu jej przyznania, o ile zostanie wypłacona lub postawiona do dyspozycji pracowników z zachowaniem terminu jej wypłaty. W razie uchybienia temu terminowi, premia będzie kosztem podatkowym dopiero w dacie jej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników.

4) Kiedy ująć w kosztach uzyskania przychodów składki ZUS finansowane przez pracodawcę od premii, o której mowa w poprzednim pytaniu?

Składki ZUS od terminowo wypłaconej premii stanowią koszt podatkowy w miesiącu przyznania premii (w marcu), pod warunkiem, że zostaną opłacone do 15 kwietnia 2014 r.

Jeżeli:

premia została wypłacona z zachowaniem terminu wynikającego z regulaminu wynagradzania (tj. została wypłacona do końca miesiąca następującego po miesiącu, za który jest należna, np. za luty wypłata premii nastąpiła w marcu) oraz
składki ZUS od tej premii zostały opłacone do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym premia została przyznana i wypłacona (tj. do 15 kwietnia 2014 r.),

to składki ZUS (w części finansowanej przez pracodawcę) od wspomnianej premii stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu wypłaty tej premii, czyli w marcu.

5) Kiedy uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów wynagrodzenie po zmarłym pracowniku wypłacone członkom jego rodziny uprawnionym do renty rodzinnej?

Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku stanowi koszt uzyskania przychodów w dacie wypłaty lub postawienia do dyspozycji członkom rodziny zmarłego.

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Po śmierci pracownika prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą na osoby z rodziny pracownika spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej. W razie braku takich osób należności wchodzą w skład spadku i podlegają podziałowi pomiędzy spadkobierców.

Wypłacone lub postawione do dyspozycji członkom rodziny uprawnionym do renty rodzinnej wynagrodzenia po zmarłym pracowniku stanowią przychód z praw majątkowych, o którym mowa w art. 18 updof.

Należności i świadczenia stanowiące prawa majątkowe, zakład pracy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji uprawnionych osób. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof. Do wymienionych należności nie znajdzie zastosowania art. 22 ust. 6ba updof.