Termin wypłaty wynagrodzeń za pracę

W firmie termin wypłaty wynagrodzenia dla pracowników, których płaca została określona według stałych miesięcznych stawek wskazano jako ostatnie 3 dni robocze miesiąca. Czy takie postanowienie regulaminu jest poprawne?

Nie jest. Termin wypłaty wynagrodzenia pozostaje nieokreślony.

W myśl art. 85 § 1 K.p., wypłaty wynagrodzenia dokonuje się co najmniej raz w miesiącu w stałym i ustalonym z góry terminie. Podstawową wskazówką co do terminu wypłaty wynagrodzenia jest przepis art. 85 § 2 K.p. Zgodnie z jego treścią, wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Wyjątek stanowią składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, które wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (np. premie kwartalne). Jest istotne aby przepisy płacowe obowiązujące u danego pracodawcy określały zarówno termin, jak i sposób wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym, a nie w następnym dniu.

Ważne: Termin wypłaty wynagrodzenia powinien zostać wskazany jednoznacznie w regulaminie pracy. Natomiast u pracodawcy, który nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy - w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia (art. 104¹ § 1 pkt 5 i art. 29 § 3 K.p.).

Termin wypłaty wynagrodzenia można wyznaczyć w tym samym miesiącu, za który wynagrodzenie przysługuje, np. 29 każdego miesiąca, lub w kolejnym miesiącu z podanym wyżej zastrzeżeniem, że nie może on przekraczać 10 dnia następnego miesiąca.

Przykład

Pracodawca w pisemnej informacji dla pracowników wskazuje, że: „Wynagrodzenie w firmie jest wypłacane raz w miesiącu w terminie do 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego". Jest to rozwiązanie nieprawidłowe, ponieważ na podstawie tej informacji pracownik nie wie kiedy otrzyma wynagrodzenie. Należy zatem zmienić przedmiotową informację podając konkretny termin, np.: „Termin wypłaty wynagrodzenia przypada na 10 dzień następnego miesiąca kalendarzowego".

Przykład

W zakładzie pracy wynagrodzenia zostały określone stałymi stawkami miesięcznymi i wypłata dla pracowników nie wymaga skomplikowanych wyliczeń. Termin wypłaty wynagrodzenia prawidłowo określono w regulaminie pracy na 29 dzień miesiąca (w lutym na 28 dzień). Jeśli jest to dzień wolny od pracy, wypłaty dokonuje się dzień wcześniej.

Regulacja art. 85 K.p. zakłada okresowość wypłaty wynagrodzenia. Użyte w powołanym przepisie przez ustawodawcę sformułowanie „co najmniej raz w miesiącu" pozwala stwierdzić, że większa częstotliwość wypłat nie jest sprzeczna z obowiązującym prawem.

Należy dodać, że pracodawca, który wypłaca wynagrodzenia przez bank ma obowiązek przekazać polecenie przelewu z takim wyprzedzeniem, aby w dniu ustalonym w regulaminie pracy jako dzień wypłaty wynagrodzenia, pracownicy mieli pieniądze na kontach i mogli nimi swobodnie dysponować. Pracodawca powinien dokonać odpowiedniego uzgodnienia w tej kwestii w umowach bankowych.

Wskazanie terminu wypłaty na dzień przypadający przed zakończeniem miesiąca wiąże się z pewnymi utrudnieniami, co wynika z faktu, że wypłacając wynagrodzenie za dany miesiąc brak jest pełnej informacji o pracy w ostatnich jego dniach. Może wystąpić bowiem albo praca nadliczbowa albo niezdolność do pracy czy nieusprawiedliwiona absencja. Rozwiązaniem takiej sytuacji może być dodatkowy termin wypłaty bądź konieczność uwzględnienia tych okoliczności w następnym terminie wypłaty. Każdorazowo niezbędna jest zatem weryfikacja informacji o zdarzeniach, które miały wpływ na wysokość ostatecznego wynagrodzenia za dany miesiąc.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w firmie, w której dniem wypłaty wynagrodzenia jest 29 dzień miesiąca. W dniu 29 lipca 2010 r. pracował w nadgodzinach z przekroczenia dobowego. Normalne wynagrodzenie z dodatkiem za godziny nadliczbowe otrzymał razem z wynagrodzeniem za sierpień.

W przypadku wystąpienia nadpłaty pracodawca skorzysta z regulacji art. 87 § 7 K.p. Według powołanego przepisu, z wynagrodzenia za pracę podlegają odliczeniu w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Zwracamy uwagę! Odliczenia można dokonać nie później niż w najbliższym terminie płatności. Takie odliczenie nie wymaga zgody pracownika (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 października 1994 r., sygn. akt I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89).